Praktisch alle Selbstständigen haben das folgende Problem: Entweder erbringen sie gerade ihre Dienstleistung, oder sie investieren Zeit ins Marketing. Doch wie kann man diese beiden wichtigen Aufgaben in Einklang bringen?
Genau darüber sprechen wir in diesem Beitrag.
Das Dilemma der Selbstständigen
Wahrscheinlich kennst du das aus eigener Erfahrung, wenn du als Unternehmer oder Freelancer unterwegs bist: Du sicherst dir einen grossartigen Auftrag, der eine beträchtliche Zeit in Anspruch nimmt.
Du bist völlig vertieft, hast eine Deadline im Nacken und musst das Projekt unbedingt abschliessen. In dieser Phase fehlt dir oft die Zeit, dich um die Neukundengewinnung zu kümmern.
Irgendwann ist der Auftrag beendet, und plötzlich sinkt die Auftragslage.
Du stellst fest, dass die Umsätze zurückgehen, und was passiert dann? Du investierst hektisch ins Marketing – Postings, Newsletter, Werbung – um den Rückgang auszugleichen.
Jetzt Video-Podcast entdecken und abonnieren
Schwankungen in der Auftragslage
Dieses Vorgehen führt zwangsläufig zu extremen Schwankungen in der Auftragslage. Einmal sind die Auftragsbücher randvoll, und du hast kaum genug Zeit, alles zu bewältigen. Dann wieder stehst du vor einem regelrechten Auftragsloch.
→ Lerne hier, wie du nachhaltig sechsstellige Jahresumsätze generierst, um solche Schwankungen zu vermeiden: Umsatz steigern [Anleitung].
Genau diese Problematik möchte ich in diesem Beitrag ansprechen und dir Lösungen aufzeigen, wie du dieses Dilemma vermeiden kannst. Zu Beginn meiner Selbstständigkeit war ich selbst in dieser Situation – alles musste ich alleine erledigen. Vielleicht kennst du das Wortspiel „selbst und ständig“, das genau diesen Zustand beschreibt.
Vor allem in der Anfangsphase bist du für alles verantwortlich:
- die Leistungserbringung,
- Neukundengewinnung
- Administration
- Finanzen und vieles mehr.
Wie soll man da noch Zeit für sich selbst finden?
Balance zwischen Dienstleistung und Marketing finden
Dieser Beitrag richtet sich besonders an diejenigen, die sich in der Aufbauphase ihrer Selbstständigkeit befinden oder sich gerade umorientieren.
Es geht darum, eine hilfreiche Metapher zu verinnerlichen: Stell dir eine Wippe in einem Park vor, auf der Kinder spielen.
Nun ersetzt du das Bild in deinem Kopf: Auf der einen Seite ist das Marketing, auf der anderen die Erbringung der Dienstleistung. Wenn das Gewicht auf das Marketing gelegt wird, bleibt kaum Zeit für die Erbringung der Leistung. Umgekehrt fehlt die Zeit für Marketing, wenn die Erbringung der Leistung im Fokus steht.
→ Erfahre hier, wie du dein einzigartiges Alleinstellungsmerkmal (USP) findest, um dich klar von der Konkurrenz abzuheben: KLICK
Wie kannst du aus dieser Falle entkommen?
Ein Beispiel aus der Praxis
Um das Dilemma besser zu verdeutlichen, nehmen wir eine Kundin von mir als Beispiel – eine Webdesignerin, die es liebt, kreative Websites zu gestalten.
Nach einem erfolgreichen, aber stressigen Projektabschluss spürt sie plötzlich eine Unsicherheit: Was kommt als Nächstes? Woher wird der nächste Auftrag kommen?
Diese Unsicherheit ist typisch für viele Selbstständige, die stark in die Erbringung ihrer Leistung involviert sind und dabei das Marketing vernachlässigen. Vielleicht hast du dich selbst schon in einer ähnlichen Situation befunden und darüber nachgedacht, wie du das besser lösen könntest. Dieser Beitrag soll dir helfen, diese Fragen zu reflektieren und neue Wege zu finden.
Deine zentrale Aufgabe als Selbstständiger
Eine der wichtigsten Fragen, die du dir als Selbstständiger stellen solltest, ist: Was sind deine zentralen Aufgaben?
Viele Selbstständige geraten in das sogenannte „goldene Hamsterrad“ – sie arbeiten ständig, oft erfolgreich, aber sie stecken in einem Zyklus fest, der langfristig nicht nachhaltig ist. Genau in dem Moment, in dem du deine Prozesse unter die Lupe nimmst, findest du die Lösung für dieses Problem.
Prozessoptimierung als Schlüssel zum Erfolg
Hier ein wichtiger Tipp: Wenn du es noch nicht getan hast, beginne jetzt damit, deine Prozesse zu optimieren. Das mag im ersten Moment langweilig und mühsam klingen, aber es ist unerlässlich für deinen langfristigen Erfolg.
In meiner Zeit als Unternehmensberater habe ich viel Zeit damit verbracht, Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Der erste Schritt, den du unternehmen solltest, ist es, deinen gesamten Arbeitsprozess in den Griff zu bekommen.
Den Anfangspunkt und Endpunkt des Prozesses identifizieren
Das bedeutet, dass du herausfinden musst, wo dein Prozess beginnt. Zum Beispiel: Der Kunde ruft an oder schreibt eine E-Mail mit der Anfrage nach einem Termin oder einer neuen Website. Was ist der letzte Schritt? Wahrscheinlich endet der Prozess mit der Rechnungstellung und Zahlungskontrolle.
Zwischen diesen beiden Punkten passiert sehr viel, und genau diese Zwischenstadien solltest du dokumentieren.
Zwischenstadien und deren Bedeutung
Egal, ob du Fotograf, Personalvermittler, Masseur oder in einem therapeutischen Bereich tätig bist – es ist entscheidend, die Zwischenstadien deines Arbeitsprozesses zu erfassen. Eine gute Methode ist es, ein Journal zu führen und festzuhalten, welche Aufgaben du den ganzen Tag über erledigst.
Viele Selbstständige stellen dabei fest, dass sie viel Zeit mit Tätigkeiten verbringen, die wenig mit ihrem eigentlichen Kerngeschäft zu tun haben. Das Bewusstsein dafür ist der erste Schritt zur Optimierung.
Gleichgewicht zwischen Dienstleistungen und Marketing finden
Um das Gleichgewicht zwischen der Erbringung von Dienstleistungen und dem Marketing zu finden, ist es essenziell, beide Prozesse detailliert zu dokumentieren. Dabei solltest du dir auch darüber im Klaren sein, wie viel Zeit du in welche Aufgabe investierst und wie du diese Zeit effizienter nutzen kannst.
Der nächste Schritt ist, diese Prozesse zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren.
Die drei wesentlichen Schritte: Eliminieren, Standardisieren, Automatisieren
Um deine Prozesse effizienter zu gestalten und ein besseres Gleichgewicht zwischen Auftragsabwicklung und Marketing zu finden, gibt es drei entscheidende Schritte:
- Eliminieren
- Standardisieren
- Automatisieren
Diese Schritte sind der Schlüssel zur Prozessoptimierung und führen dich zu einer smarteren Selbstständigkeit.
Eliminieren
Der erste Schritt ist das Eliminieren unnötiger Aufgaben. Überlege dir genau, welche Tätigkeiten wirklich zur Leistungserbringung oder zum Marketingprozess beitragen und welche nicht. Alles, was nicht essentiell ist, sollte eliminiert werden. Das schafft nicht nur mehr Zeit, sondern auch mehr Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben.
Standardisieren
Der nächste Schritt ist die Standardisierung deiner Prozesse. Auch wenn du denkst, dass dies in einem kreativen Umfeld schwierig ist, gibt es viele Aspekte, die standardisiert werden können. Der Prozess, der zu kreativen Ergebnissen führt, lässt sich oft in wiederholbare Schritte unterteilen. Durch Standardisierung sparst du Zeit und kannst dich besser auf die wirklich kreativen Aufgaben konzentrieren.
Automatisieren
Automatisierung ist der dritte Schritt und möglicherweise der mächtigste. Es gibt zahlreiche Tools, die dir dabei helfen können, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Beispiele dafür sind Tools wie Make oder Power Automate, die Buchhaltungsprozesse, das E-Mail-Marketing oder die Pflege von Social-Media-Kanälen automatisieren können. Diese Tools nehmen dir viel Arbeit ab und schaffen Raum für wichtigere Aufgaben.
Delegieren: Ein oft unterschätzter Schritt
Eine weitere Möglichkeit, um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, ist das Delegieren von Aufgaben. Dies kann entweder intern an Mitarbeiter oder extern an Dienstleister geschehen.
Aber Vorsicht: Delegieren funktioniert nur, wenn du deine Prozesse genau kennst und sie klar strukturiert hast. Ohne eine klare Prozessstruktur führt das Delegieren eher zu Chaos als zu Entlastung.
Externe Dienstleistung nutzen
Für viele Kleinunternehmer ohne eigene Mitarbeiter kann es sinnvoll sein, externe Dienstleister für bestimmte Aufgaben oder Teilprozesse zu engagieren. Überlege dir genau, wie dein Angebot strukturiert ist und ob deine Marge es zulässt, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Wenn du in einem Bereich mit niedrigen Margen tätig bist, könnte es an der Zeit sein, dein Geschäftsmodell zu überdenken, um eine nachhaltigere Strategie zu entwickeln.
Der Weg zur smarten Selbstständigkeit
Wenn du die Schritte Eliminieren, Standardisieren, Automatisieren und Delegieren konsequent umsetzt, wirst du feststellen, dass du nicht mehr alles selbst machen musst. So erreichst du eine smarte Selbstständigkeit, in der das Marketing nicht mehr allein an deiner Person hängt.
Du könntest jemanden beauftragen, regelmässig Social-Media-Postings für dich zu erstellen, kurze Videos zu produzieren oder deinen YouTube-Kanal zu unterstützen.
Es geht darum, klug und effizient zu arbeiten, anstatt zu glauben, alles selbst machen zu müssen.
Reflexion und Feedback
Denke nochmals an das Bild der Wippe und daran, dass du deinen eigenen Weg in die smarte Selbstständigkeit finden kannst. Überlege dir, wie du deine Prozesse optimieren und dein Marketing besser in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.
Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um deine Selbstständigkeit auf das nächste Level zu bringen. Fang an, deine Prozesse zu optimieren, und finde die Balance zwischen Dienstleistung und Marketing. Das wird dir nicht nur helfen, Auftragslücken zu vermeiden, sondern auch nachhaltig erfolgreich zu sein.
Ich lade dich herzlich ein, mir dein Feedback zu geben – haben dir diese Gedanken geholfen? Ich freue mich auf deine Rückmeldung unten und sende dir inspiraktive Grüsse.
Viel Erfolg auf deinem Weg in die smarte Selbstständigkeit!
