Führungskräfte beklagen sich oft darüber, dass sie zu viel arbeiten müssen. Nicht selten liegt der Grund bei ihnen selbst, denn sie delegieren nicht ausreichend.
Doch die Aufgabendelegation gehört zu den zentralen Kompetenzen für Sie als Führungskraft. So können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können, und jemand anderen den Rest erledigen lassen.
Das Problem bei den meisten Führungskräften ist, dass sie nicht genug oder nicht richtig delegieren.
Delegieren gehört zu den Dingen, die in der Theorie grossartig klingen, in der Praxis aber nicht immer so gut funktionieren.
Oft ist die Führungskraft der Meinung, dass:
- das Delegieren von Aufgaben am Ende mehr Zeit in Anspruch nimmt, als wenn die Aufgabe gleich selbst erledigt wird;
- keine andere Person die Aufgabe so gut erledigen kann, wie sie selbst.
Um eine Aufgabe korrekt delegieren zu können, braucht es deshalb als Manager das richtige Mindset und damit einhergehend, den richtigen Führungsstil. Dieser baut in erster Linie auf Vertrauen den eigenen Mitarbeitenden gegenüber auf.
Hier finden Sie eine Checkliste für das richtige Delegieren:
→ Anleitung: 12 Tipps, wie Sie effizient delegieren lernen
Delegation von Aufgaben: Wann sinnvoll und wann nicht?
Das Delegieren von Aufgaben ist eine der besten Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern. Wenn Sie produktiver sein wollen, müssen Sie lernen, effektiv zu delegieren.
Aber nicht immer macht es Sinn, bestimmte Aufgaben an Mitarbeitende zu delegieren.
Wann macht es Sinn, Ihre Aufgaben zu delegieren?
- Die Aufgabe gehört nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich
- Der Task ist abgegrenzt und nicht allzu komplex
- Das Ziel, bzw. Resultat, ist klar definierbar und der Erfolg messbar
- Die Übergabe kann effizient und in relativ wenig Zeit erfolgen
- Eine geeignete Person steht zur Verfügung
Wann macht eine Übertragung keinen Sinn?
- Bei kleinen Aufgaben, für die der Aufwand der Übergabe zu gross wäre
- Bei Inhalten, wo nur Sie kompetent sind und auch die Verantwortung bei Ihnen liegt
- Bei zu komplexen Aufgaben, wo viele Abhängigkeiten bestehen
- In Fällen, wo das zu liefernde Ergebnis nicht klar ist und viele offene Fragen vorliegen
- Wenn der Mitarbeitende nicht die Fähigkeit besitzt, die Aufgabe korrekt zu erledigen
Welche Aufgaben sind delegierbar?
Die Antwort hängt davon ab, welche Art von Geschäft Sie betreiben. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, haben Sie möglicherweise nicht die Zeit oder die Ressourcen, um Aufgaben zu delegieren. Aber wenn Sie ein Online-Geschäft betreiben, können Sie einen Teil der Arbeit leicht auslagern. Ich empfehle kleineren Unternehmen zum Beispiel, das Social Media Management an jemanden auszulagern, der Erfahrung in diesem Bereich hat.
Beispiele für delegierbare Aufgaben:
- Sich wiederholende, zeitraubende und einfache Aufgaben
- Fachaufgaben, welche besser von Spezialisten durchgeführt werden sollten
- Gut strukturierbare Aufgaben, welche anhand von Checklisten abgearbeitet werden können
- Aufgaben welche ohne grossen Abstimmungsbedarf erledigt werden können
- Tasks, welche zur Vorbereitung für andere Aktivitäten dienen: z.B. Recherche zu einem bestimmten Thema, sammeln von Informationen oder Abklärungen zu verschiedenen Optionen
Praxistipp richtiges Delegieren: Vergeben Sie niemals Aufgaben, bei welchen Mitarbeitende an vertrauliche Informationen gelangen könnten. Diese liegen allein in Ihrer Verantwortung!
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Entscheiden Sie wie Eisenhower!
Das Eisenhower-Prinzip geht, wie der Name vermuten lässt, auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Seine Methode dient der richtigen Priorisierung von Aufgaben, ist simpel und funktioniert erstaunlich gut. Nach diesem Prinzip können Sie besser entscheiden, welche Aufgaben Sie delegieren möchten. |
Warum fällt es Führungskräften so schwer, Aufgaben abzugeben?
Führungskräfte delegieren oft nur ungern Arbeit, weil sie die Kontrolle über ihre Mitarbeiter nicht verlieren wollen. Darüber hinaus glauben viele Manager, dass das Delegieren von Arbeit sie von ihrer eigenen Verantwortung entbindet.
Sie haben auch Angst davor, beschuldigt zu werden, wenn etwas schief geht.
Dann machen sie es doch lieber selbst.
In Wirklichkeit gibt Ihnen das richtige Delegieren von Arbeit mehr Freiheit, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist – Ihre eigene Arbeit.
Die Delegationsfalle: Lassen Sie mich mal machen …
Ist es Ihnen als Mitarbeitender auch schon so ergangen, dass Sie etwas am erledigen waren und der Vorgesetze schaute Ihnen über die Schulter? Nicht selten geht das eine Weile gut und endet dann mit: „Lassen Sie mich das schnell machen …“.
Das ist einer der grössten Fehler beim Delegieren. Gerade wenn Sie fachlich-inhaltlich die Materie verstehen, ist diese Gefahr sehr gross. Doch genau das sollten Sie auf keinen Fall tun!
Üben Sie sich in Geduld und bringen Sie Ihren Mitarbeitenden schrittweise bei, wie sie ihre Arbeit produktiver bewerkstelligen können.
Wenn Sie immer wieder in die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden eingreifen, konditionieren Sie diese auf: „Der Chef kommt und macht alles anders. Und er kann es ja auch besser …“.
So werden Ihre Mitarbeitenden immer unselbständiger und die Arbeit wird wieder an Sie zurückdelegiert!
Vor- und Nachteile beim Delegieren
Auch wenn die Abgabe von Aufgaben verlockend klingt, gilt es die Vor- und Nachteile gut abzuwägen.
Vorteile:
- Sie gewinnen als Führungskraft mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben
- Ihre Effizienz und Effektivität nehmen deutlich zu
- Aufgaben werden von kompetenteren Personen erfüllt (z.B. Experten auf dem Gebiet)
- Mitarbeitende sind motivierter, weil sie Verantwortung übernehmen können
- Sie lernen, die richtigen Prioritäten zu setzen
Nachteile:
- Der Initialisierungsaufwand kann zuerst grösser sein
- Ihre Mitarbeiter sind evtl. nicht so effizient bei der Erledigung der Aufgaben wie Sie selbst
- Es können Fehler passieren, für die Sie als Vorgesetzter verantwortlich gemacht werden
- Sie müssen den Überblick über die abgegebenen Arbeiten behalten
- Unzufriedenheit mit dem Resultat könnte zu Spannungen führen
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Was ist wichtig beim Delegieren?
Beim Delegieren geht es nicht nur darum, Aufgaben zu übergeben; Es geht darum, andere zu befähigen, Verantwortung für Projekte und Entscheidungen zu übernehmen. Das bedeutet, ihnen die Freiheit zu geben, Fehler zu machen, ohne Angst vor Schuld oder Bestrafung zu haben.
Es geht darum, Menschen genug zu vertrauen, um sie das tun zu lassen, was sie am besten können.
Praxisfragen:
- Sind Sie innerlich bereit, Teilaufgaben an andere abzugeben?
- Wollen und können Ihre Mitarbeitenden Aufgaben übernehmen?
Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur unliebsame Tätigkeiten auf Ihre Mitarbeitenden abschieben. Dies könnte sich schnell auf die Motivation auswirken und die Qualität der Ergebnisse schmälern. Der Mitarbeitende soll immer wissen, warum Sie ihm die Aufgabe übertragen und weshalb es für Sie so wichtig ist, dass er diese übernimmt.
Streuen Sie deshalb unter die Routineaufgaben auch immer wieder herausfordernde und motivierende Tasks, welche die Person wirklich interessieren.
12 Tipps: Wie können Sie richtig delegieren?
Das Delegieren von Aufgaben ist eine der besten Möglichkeiten, das persönliche Zeitmanagement in den Griff zu bekommen und die Produktivität zu steigern.
Wenn Sie effizient delegieren möchten, finden Sie hier eine ausführliche Checkliste mit Tipps:
- Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie delegieren wollen (Abgrenzung)
- Ziel definieren: Was ist zu tun und wie soll das Ergebnis sein?
- Formulieren Sie die Aufgabe mit allen notwendigen Informationen
- Wählen Sie die richtige interne oder externe Person
- Exaktes Briefing: Geben Sie klare Anweisungen (evtl. vom Mitarbeitenden wiederholen lassen)
- Definieren Sie, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss
- Stellen Sie der Person alle nötigen Befugnisse zur Verfügung
- Seien Sie für Rückfragen verfügbar
- Haben Sie einen Plan B, falls die Delegation nicht funktioniert
- Führen Sie kein Mikromanagement, also ständiges kontrollieren, durch
- Verfolgen Sie den Fortschritt und loben Sie diesen
- Geben Sie am Ende ehrliches und konstruktives Feedback
Wenn Sie die obigen Punkte berücksichtigen, erhöhen Sie die Chance für ein erfolgreiches Delegieren.
Bonustipp: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Teammitglieder ihre Arbeit richtig machen?
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder ihre Arbeit richtig erledigen, besteht darin, sie um Feedback zu bitten. Wenn sie nicht wissen, wie man etwas macht, dann bringen Sie es ihnen bei. Dies fördert den Teamgeist.
Achten Sie auch darauf, woran sie arbeiten, und geben Sie ihnen etwas Freiheit, unabhängig zu arbeiten.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Regeln und Vorschriften kennt.
- Melden Sie sich regelmässig bei ihnen.
- Geben Sie ihnen Feedback, wenn sie nicht auf der Höhe der Leistung sind.
- Seien Sie fair und konsequent.
- Scheuen Sie sich nicht, konstruktive Kritik zu äussern.
- Ermutigen Sie Ihr Team, neue Fähigkeiten zu erlernen.
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