Effizienz und Effektivität: Mit 20% weniger Aufwand, einfach mehr erreichen!

In unserem schnelllebigen Alltag ist Zeit die wertvollste Währung für uns als Privatpersonen, aber auch als Angestellte oder Unternehmer geworden. Die wichtigsten Stellschrauben für mehr freie Zeit und Unabhängigkeit sind daher die Effizienz und Effektivität.

Genau aus diesem Grund haben Geschäftsführer ein berechtigtes Interesse daran, die Arbeitsprozesse zu optimieren und Ressourcen besser einzusetzen. All das mit dem Ziel, deine Zufriedenheit zu verbessern und gleichzeitig unnötige Aufwände zu vermeiden.

Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? Bevor wir über konkrete Tipps & Tools zum Thema effektiv arbeiten sprechen, lass uns zunächst die Basics klären. Denn die Begriffe Effizienz und Effektivität werden häufig verwechselt und synonym verwendet. Und gibt es überhaupt einen Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? Was bedeutet Effizienz? Effizienz bedeutet, die Dinge richtig tun und mit geringem Aufwand und gleichen Ressourcen das gesetzte Ziel zu erreichen. Gerade bei einer grösseren Aufgabe kann dies eine deutliche Kostenersparnis mit sich bringen. Was bedeutet Effektivität? Von hoher Effektivität spricht man, wenn jemand die richtigen Dinge tut, um ein angestrebtes Ziel zu erreichen. Weiter unten findest du Beispiele zu Effektivität.

In einer Kosten-Nutzen-Analyse kannst du z.B. erkennen, ob das Ergebnis (der Nutzen) einer Aktion deren Aufwand (die Kosten) rechtfertigt. Dies ist ein gutes Werkzeug um zu ermitteln, ob deine Organisation in Sachen Produktivität auf Kurs ist.

Effizienz und Effektivität zusammen gewährleisten, dass du deine Zeit und Ressourcen optimal nutzt, sowie auch die anspruchsvolleren Aufgaben gelöst werden.

Aber wie kannst du konkret effektiv und effizient arbeiten? Diese Tools helfen dir dabei:

Tool Nr. 1: Die Pareto Effizienz

Das Pareto Prinzip wurde zwar schon zu Beginn des 20. Jahrhunderts von seinem Namensgeber Vilfredo Pareto entdeckt, erfreut sich jedoch nach wie vor auch heutzutage grosser Beliebtheit. Es besagt, dass wenn der erbrachte Aufwand auch nur 20 Prozent beträgt, du trotzdem 80 Prozent deiner angestrebten Ziele erreichen kannst.

Die restlichen 20 Prozent erreichst du mit 80 Prozent des Aufwands. Daher wird das Pareto Prinzip auch die 80-zu-20-Regel genannt und ist im Thema Effizienz nicht mehr wegzudenken.

Aber wie implementiert man nun eine geschickte und effiziente Arbeitsweise unter Anwendung des Pareto Prinzips?

Die Lösung liegt auf der Hand: Filter für dich in deinem Unternehmen unter der Fülle an Aufgaben diejenigen heraus, die wirklich wichtig sind und absolute Priorität haben (80 Prozent des Ergebnisses ausmachen). Durch die effektive Ausführung der Aufgaben bleibt danach genügend Zeit übrig, sich um das „Feintuning“ oder um weniger wichtige Details zu kümmern.

Steht bei dir beispielsweise ein wichtiges Audit an, ist es zunächst wichtig, alle prüfungsrelevanten Dokumente und Inhalte vollständig zu halten und bereitzustellen. Dinge wie die Anordnung von Ordnern, Säubern des Eingangsbereichs und das Vorbereiten von Getränken können anschliessend erledigt werden und haben zuerst einmal keinen Einfluss auf die Effizienz.

Effektive Planung erfordert nicht nur die richtige Priorisierung von Aufgaben, sondern auch die Fähigkeit, das Team gezielt zu führen. Erfahre, welche Eigenschaften eine gute Führungskraft auszeichnen und wie du diese im Alltag umsetzen kannst hier.

Tool Nr. 2: KAIZEN – mit kleinen Schritten zur Effizienzsteigerung

Sorge in deiner Unternehmenskultur dafür, dass eine lebendige Umsetzung der KAIZEN Philosophie stattfindet. Mit KAIZEN ist eine innere Haltung gemeint, welche aus Japan stammt und von fleissigen Mitarbeitern stetig gelebt wird. Sie besagt, dass jedes Individuum danach streben sollte, Abläufe und auch sich selbst permanent zu optimieren.

Im deutschen Sprachraum gilt diese Philosophie daher als Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung. Die Anwendung findet vor allem im geschäftlichen Umfeld grossen Anklang und erhöht die Effizienz und Effektivität der Organisation nachhaltig.

Für dich heisst das: Halte die Prozesse einfach, denke nicht zu kompliziert und motiviere deine Mitarbeiter, stets das Beste geben zu wollen.

So erreichst du, dass jedes einzelne Glied deines Unternehmens effizienter arbeitet.

Bemerkung: Um jeden Tag das Beste aus sich herauszuholen, brauchst du viel Energie. Lebe und arbeite nach deinem Biorhythmus, um dein volles Potenzial zu entfalten.

Tool Nr. 3: SMART – ein Weg zur effizienten Arbeit

Wusstest du, dass man mit der Arbeit weniger schnell vorankommt, wenn man nicht genau weiss, in welche Richtung man laufen soll?

Sinnbildlich gesprochen kommt ein Läufer schneller ans Ziel, wenn er dieses in einiger Entfernung schon vor Augen hat – das bedeutet, dass klar definierte und realistische Endergebnisse für ein effektiveres Arbeiten sorgen. Hierfür kann dir die SMART-Formel dienen. Anhand dieser lassen sich Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert festlegen.

Es bedarf nur einer kleinen Umgewöhnung, sich selbst und den Mitarbeitern diese Denkweise anzutrainieren.

Anleitung: Ziele mental programmieren Ich habe dir zum Thema Ziele einen eigenen Artikel geschrieben. Darin erkläre ich auch die SMART-Formel ausführlicher. → Direktlink zum Artikel „Wie du Ziele mental programmieren und damit leichter erreichen kannst“

Tool Nr. 4: Mit Prozessoptimierung auf das nächste Level

Wer seine Organisationsabläufe hinterfragt und anschliessend optimiert, kann viel einfacher effizient arbeiten. Bei genauem Hinschauen lässt sich in jedem Unternehmen etwas finden, was besser organisiert werden könnte. Geh den integrativen Weg und involviere deine Mitarbeiter.

Deine Mitarbeiter sind dein wichtigstes Gut und werden dir dabei helfen, Dinge zu sehen, die dir vorher vielleicht nicht bewusst waren. Mit einfachen Mitteln wie schriftlichen Verbesserungsvorschlägen am schwarzen Brett, erhöhst du die Effizienz tagtäglich.

Ein Veränderungsprozess kann nur angestossen werden, wenn alle den Weg gemeinsam gehen. Beziehe deine Mitarbeiter nicht nur mit ein, sondern stelle im gleichen Zuge sicher, dass diese den Gesamtprozess kennen und vor allem den Nutzen einer Optimierung sehen.

Schöne Argumente hierfür sind beispielsweise früher Feierabend, bessere Teamarbeit und mehr Spass im Arbeitsalltag. Wettest du, dass jeder Mitarbeiter sich freiwillig dafür einsetzen wird? Gemeinsam könnt ihr bestimmte Aufgaben und Rollen erarbeiten, die neu definiert werden und dafür sorgen, dass alle sich wohler fühlen. Sind deine Mitarbeiter zufrieden, arbeiten sie effizienter!

Die Prozesse deines Unternehmens genau zu kennen, ist auch für zukünftige Geschäftspartner und Expansion unerlässlich.

Sobald die einzelnen Aufgaben klar sind, kannst du die Rollenverteilung unter den Mitarbeitern nach einiger Zeit wechseln und so überprüfen, wer welchen Job am besten macht. Organisiere zudem Teams mit flachen Hierarchien, die sich selbst steuern und von alleine eine permanente Verbesserung anstreben (siehe Tool Nr. 3 – KAIZEN Philosophie).

Als Führungsposition bietet es sich auch an, einmal in die Rolle deiner Mitarbeiter zu schlüpfen und zu überprüfen, ob aus deiner Sicht Aufgaben effizienter erledigt werden können.

Flache Hierarchie-Ebenen sorgen für mehr Ambitionen und weniger Unterordnung – ergo profitiert der Teamgeist und es wird effizienter gearbeitet. Kreativität kann wachsen, Individuen können sich entfalten und so ist der Weg frei für wertvolle Ideen aus den eigenen Reihen, welche im Zuge der Optimierung entstehen und eingebracht werden können.

Tipps um Zeit zu sparen und die Effizienz zu erhöhen

Nachdem du nun Massnahmen kennengelernt hast, mit denen du effektiver und effizienter Arbeiten kannst, folgen nun noch einige praktische Tipps, um Zeit zu sparen.

Tipp 1: Sei kein Allrounder

Als Geschäftsführer bzw. in leitender Position trägst du hohe Verantwortung und bist in den meisten Prozessen involviert. Kennst du das Gefühl, dabei jedoch manchmal überhaupt nicht mehr den Überblick darüber zu haben, was in deinem Unternehmen passiert? Oder fühlst du dich erschlagen von dem Berg an Aufgaben, der auf dich wartet?

Dann ist es höchste Zeit für eine Änderung deines Unternehmer-Mindsets. Du darfst dich getrost von dem Gedanken verabschieden, für jeden einzelnen Vorgang in deinem Unternehmen verantwortlich zu sein. Denn einer alleine kann ohnehin nicht alles schaffen, der Tag hat nur 24 Stunden.

Lerne, wie man Aufgaben delegiert – in deinem Unternehmen und ausserhalb gibt es schliesslich noch genügend andere, fähige Personen. So kannst du beispielsweise auch mit Externen arbeiten, die auf einen bestimmten Bereich spezialisiert sind und dadurch die Effizienz steigern.

Im besten Fall führst nicht du deine Mitarbeiter, sondern die Mitarbeiter führen sich selbst. Hier können Unternehmensbeteiligungen helfen, darum geht es im nächsten Tipp.

Tipp 2: Beteilige deine Mitarbeiter

Ein weiterer Schritt, der zu einer enormen Effizienzsteigerung deines Unternehmens führen kann, ist der, dass du deine Mitarbeiter am Unternehmen beteiligst. Dies ist ein cleverer Schachzug, denn wer ein persönliches Interesse am Unternehmen hat, weil er finanziell beteiligt wird, wird von sich aus alles dafür geben, das Unternehmen und dessen Abläufe erfolgreich zu gestalten. Gib deinen Mitarbeitern daher die Möglichkeit, Unternehmensanteile zu bekommen.

Das Unternehmen ist dadurch nicht mehr nur ein abstraktes Konstrukt, in dem man angestellt ist und am Ende des Monats Summe X erhält, sondern ein lebendiges Unterfangen, dessen wirtschaftlicher Erfolg eine zusätzliche Einnahmequelle und finanzielle Sicherheit zur Folge hat. Du wirst sehen, dass viele Mitarbeiter diesen Schritt befürworten und an der Optimierung von Organisationsabläufen motiviert mitarbeiten.

→ Mein letzter Beitrag zeigt dir 7 Tipps für mehr Motivation.

Tipp 3: Nutze die richtige Software

Bist du schon auf die digitale Welt eingestellt oder herrscht bei dir noch behäbiger Papierkrieg?

Ein grosser Vorteil der Digitalisierung von Unternehmensabläufen ist die effektivere Gestaltung von Abläufen durch schnellere Reaktionsfähigkeit. Hierfür bietet der Software-Markt tolle Lösungen.

Daher lautet der Rat: Nutze die richtige Software, um die Effizienz zu verbessern.

Gerade im Bereich des persönlichen Zeitmanagements, wo es vor allem um die optimale Nutzung der dir zur Verfügung stehenden Zeit geht, können die richtigen Tools Wunder bewirken.

Gewöhne deine Mitarbeiter daran, dass behäbige Prozesse auf Papier deutlich schneller durch ein paar wenige Klicks am Bildschirm dargestellt werden können. Setze Software intelligent ein und arbeite mit den zur Verfügung stehenden Komponenten. Sorge dafür, dass deine Mitarbeiter die Software richtig und voll umfänglich nutzen.

Das Zauberwort hierbei lautet: digitale Transformation.

Du willst dein Unternehmen optimieren? Als Business Coach unterstütze ich dich ganzheitlich. Gerne begleite ich dich mit meiner langjährigen Erfahrung und zeige dir die Abkürzungen zum Erfolg. Anstatt dich im Kreis zu drehen rate ich dir: Kontaktiere uns bzgl. eines Coachings. Es hilft dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die nötigen Schritte auch wirklich zu gehen. Unverbindliche Anfrage für Unternehmer und Selbstständige Ich habe mich vor allem auf die Begleitung von Selbstständigen, Unternehmern und Geschäftsführern in der Schweiz spezialisiert. Wo möchtest du weiterkommen? Was wären deine Ziele? Schreib mir unverbindlich. Bitte lasse dieses Feld leer.

Tipp 4: Entwickle ein Mitarbeiterhandbuch

Nur wenige KMU-Unternehmen haben es, dabei bringt es immensen Nutzen – ein Mitarbeiterhandbuch, in dem deine Mitarbeiter wertvolle Hinweise und Tipps zur Organisation der Arbeit in deinem Unternehmen finden.

Insbesondere wenn du mit deinem Unternehmen wachsen willst und planst neue Mitarbeiter einzustellen, ist ein Mitarbeiterhandbuch Gold wert. In diesem Handbuch können bereits viele Fragen im Vorfeld beantwortet werden, sodass du dir bei der Einarbeitung kostbare Zeit sparst und die Effizienz automatisch steigt.

Zudem leitet die Benutzung eines solchen Handbuchs die Mitarbeiter zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeitsweise an und es schärft noch einmal den Blick, wie Prozesse im Unternehmen umgesetzt werden.

Natürlich können in einem Handbuch auch Unternehmensgrundsätze und Werte der Firma erklärt werden. So bindest du neue Angestellte direkt von Beginn an in eine effektive, lebendige Unternehmenskultur ein.

Fazit Es gibt grundsätzlich einige Möglichkeiten, innerhalb des Unternehmens für effizientere Abläufe zu sorgen. Wenn ein Unternehmen clever gelenkt wird und die richtigen Dinge zum Positiven hin verändert werden, gelingt es, mit geringerem Aufwand mehr zu erreichen. Dazu gehört die Anwendung des Pareto Prinzips, eine klare Definition von Zielen, die Neu-Definition von Rollenverteilungen und die Implementierung intelligenter Prozesse. Für das richtige Mindset sorgen abrundend die Motivation und innere Einstellung der Mitarbeiter, beides kann gezielt von dir gesteuert werden. Durch Effizienz und Effektivität gewinnst du mehr Zeit und kannst dich auf dein Kerngeschäft fokussieren.