In unserem schnelllebigen Alltag ist Zeit die wertvollste Währung für uns als Privatpersonen, aber auch als Angestellte oder Unternehmer geworden. Die wichtigsten Stellschrauben für mehr freie Zeit und Unabhängigkeit sind daher die Effizienz und Effektivität.
Genau aus diesem Grund haben Geschäftsführer ein berechtigtes Interesse daran, die Arbeitsprozesse zu optimieren und Ressourcen besser einzusetzen. All das mit dem Ziel, die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden zu verbessern und gleichzeitig unnötige Aufwände zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?Bevor wir über konkrete Tipps & Tools zum Thema effektiv arbeiten sprechen, lassen Sie uns zunächst die Basics klären. Denn die Begriffe Effizienz und Effektivität werden häufig verwechselt und synonym verwendet. Und gibt es überhaupt einen Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz? Was bedeutet Effizienz?Effizienz bedeutet, die Dinge richtig tun und mit geringem Aufwand und gleichen Ressourcen das gesetzte Ziel zu erreichen. Gerade bei einer grösseren Aufgabe kann dies eine deutliche Kostenersparnis mit sich bringen. Was bedeutet Effektivität?Von hoher Effektivität spricht man, wenn jemand die richtigen Dinge tut, um ein angestrebtes Ziel zu erreichen. Weiter unten finden Sie Beispiele zu Effektivität. |
In einer Kosten-Nutzen-Analyse können Sie z.B. erkennen, ob das Ergebnis (der Nutzen) einer Aktion deren Aufwand (die Kosten) rechtfertigt. Dies ist ein gutes Werkzeug um zu ermitteln, ob Ihre Organisation in Sachen Produktivität auf Kurs ist.
Effizienz und Effektivität zusammen gewährleisten, dass Sie Ihre Zeit und Ressourcen optimal nutzen, sowie auch die anspruchsvolleren Aufgaben gelöst werden.
Aber wie können Sie konkret effektiv und effizient arbeiten? Diese Tools helfen Ihnen dabei:
Tool Nr. 1: Die Pareto Effizienz
Das Pareto Prinzip wurde zwar schon zu Beginn des 20. Jahrhunderts von seinem Namensgeber Vilfredo Pareto entdeckt, erfreut sich jedoch nach wie vor auch heutzutage grosser Beliebtheit. Es besagt, dass wenn der erbrachte Aufwand auch nur 20 Prozent beträgt, man trotzdem 80 Prozent seiner angestrebten Ziele erreichen kann.
Die restlichen 20 Prozent erreicht man mit 80 Prozent des Aufwands. Daher wird das Pareto Prinzip auch die 80-zu-20-Regel genannt und ist im Thema Effizienz nicht mehr wegzudenken.
Aber wie implementiert man nun eine geschickte und effiziente Arbeitsweise unter Anwendung des Pareto Prinzips?
Die Lösung liegt auf der Hand: Filtern Sie für sich in Ihrem Unternehmen unter der Fülle an Aufgaben diejenigen heraus, die wirklich wichtig sind und absolute Priorität haben (80 Prozent des Ergebnisses ausmachen). Durch die effektive Ausführung der Aufgaben bleibt danach genügend Zeit übrig, sich um das „Feintuning“ oder um weniger wichtige Details zu kümmern.
Steht bei Ihnen beispielsweise ein wichtiges Audit an, ist es zunächst wichtig, alle prüfungsrelevanten Dokumente und Inhalte vollständig zu halten und bereitzustellen. Dinge wie die Anordnung von Ordnern, Säubern des Eingangsbereichs und das Vorbereiten von Getränken können anschliessend erledigt werden und haben zuerst einmal keinen Einfluss auf die Effizienz.
Tool Nr. 2: KAIZEN – mit kleinen Schritten zur Effizienzsteigerung
Sorgen Sie in Ihrer Unternehmenskultur dafür, dass eine lebendige Umsetzung der KAIZEN Philosophie stattfindet. Mit KAIZEN ist eine innere Haltung gemeint, welche aus Japan stammt und von fleissigen Mitarbeitern stetig gelebt wird. Sie besagt, dass jedes Individuum danach streben sollte, Abläufe und auch sich selbst permanent zu optimieren.
Im deutschen Sprachraum gilt diese Philosophie daher als Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung. Die Anwendung findet vor allem im geschäftlichen Umfeld grossen Anklang und erhöht die Effizienz und Effektivität der Organisation nachhaltig.
Für Sie heisst das: Halten Sie die Prozesse einfach, denken Sie nicht zu kompliziert und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, stets das Beste geben zu wollen.
So erreichen Sie, dass jedes einzelne Glied Ihres Unternehmens effizienter arbeitet.
Bemerkung: Um jeden Tag das Beste aus sich herauszuholen, brauchen Sie viel Energie. Leben und arbeiten Sie nach Ihrem Biorhythmus, um Ihr volles Potenzial zu entfalten.
Tool Nr. 3: SMART – ein Weg zur effizienten Arbeit
Wussten Sie, dass man mit der Arbeit weniger schnell vorankommt, wenn man nicht genau weiss, in welche Richtung man laufen soll?
Sinnbildlich gesprochen kommt ein Läufer schneller ans Ziel, wenn er dieses in einiger Entfernung schon vor Augen hat – das bedeutet, dass klar definierte und realistische Endergebnisse für ein effektiveres Arbeiten sorgen. Hierfür kann Ihnen die SMART-Formel dienen. Anhand dieser lassen sich Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert festlegen.
Es bedarf nur einer kleinen Umgewöhnung, sich selbst und den Mitarbeitern diese Denkweise anzutrainieren.
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Anleitung: Ziele mental programmieren
Ich habe Ihnen zum Thema Ziele einen eigenen Artikel geschrieben. Darin erkläre ich auch die SMART-Formel ausführlicher. → Direktlink zum Artikel “Wie Sie Ziele mental programmieren und damit leichter erreichen” |
Tool Nr. 4: Mit Prozessoptimierung auf das nächste Level
Wer seine Organisationsabläufe hinterfragt und anschliessend optimiert, kann viel einfacher effizient arbeiten. Bei genauem Hinschauen lässt sich in jedem Unternehmen etwas finden, was besser organisiert werden könnte. Gehen Sie den integrativen Weg und involvieren Sie Ihre Mitarbeiter.
Ihre Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Gut und werden Ihnen dabei helfen, Dinge zu sehen, die Ihnen vorher vielleicht nicht bewusst waren. Mit einfachen Mitteln wie schriftlichen Verbesserungsvorschlägen am schwarzen Brett, erhöhen Sie die Effizienz tagtäglich.
Ein Veränderungsprozess kann nur angestossen werden, wenn alle den Weg gemeinsam gehen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur mit ein, sondern stellen Sie im gleichen Zuge sicher, dass diese den Gesamtprozess kennen und vor allem den Nutzen einer Optimierung sehen.
Schöne Argumente hierfür sind beispielsweise früher Feierabend, bessere Teamarbeit und mehr Spass im Arbeitsalltag. Wetten, dass jeder Mitarbeiter sich freiwillig dafür einsetzen wird? Gemeinsam können Sie bestimmte Aufgaben und Rollen erarbeiten, die neu definiert werden und dafür sorgen, dass alle sich wohler fühlen. Sind Ihre Mitarbeiter zufrieden, arbeiten sie effizienter!
Die Prozesse Ihres Unternehmens genau zu kennen, ist auch für zukünftige Geschäftspartner und Expansion unerlässlich.
Sobald die einzelnen Aufgaben klar sind, können Sie die Rollenverteilung unter den Mitarbeitern nach einiger Zeit wechseln und so überprüfen, wer welchen Job am besten macht. Organisieren Sie zudem Teams mit flachen Hierarchien, die sich selbst steuern und von alleine eine permanente Verbesserung anstreben (siehe Tool Nr. 3 – KAIZEN Philosophie).
Als Führungsposition bietet es sich auch an, einmal in die Rolle Ihrer Mitarbeiter zu schlüpfen und zu überprüfen, ob aus Ihrer Sicht Aufgaben effizienter erledigt werden können.
Flache Hierarchie-Ebenen sorgen für mehr Ambitionen und weniger Unterordnung – ergo profitiert der Teamgeist und es wird effizienter gearbeitet. Kreativität kann wachsen, Individuen können sich entfalten und so ist der Weg frei für wertvolle Ideen aus den eigenen Reihen, welche im Zuge der Optimierung entstehen und eingebracht werden können.
Tipps um Zeit zu sparen und die Effizienz zu erhöhen
Nachdem Sie nun Massnahmen kennengelernt haben, mit denen Sie effektiver und effizienter Arbeiten können, folgen nun noch einige praktische Tipps, um Zeit zu sparen.
Tipp 1: Seien Sie kein Allrounder
Als Geschäftsführer bzw. in leitender Position tragen Sie hohe Verantwortung und sind in den meisten Prozessen involviert. Kennen Sie das Gefühl, dabei jedoch manchmal überhaupt nicht mehr den Überblick darüber zu haben, was in Ihrem Unternehmen passiert? Oder fühlen Sie sich erschlagen von dem Berg an Aufgaben, der auf Sie wartet?
Dann ist es höchste Zeit für eine Änderung Ihres Unternehmer-Mindsets. Sie dürfen sich getrost von dem Gedanken verabschieden, für jeden einzelnen Vorgang in Ihrem Unternehmen verantwortlich zu sein. Denn einer alleine kann ohnehin nicht alles schaffen, der Tag hat nur 24 Stunden.
Lernen Sie, wie man Aufgaben delegiert – in Ihrem Unternehmen und ausserhalb gibt es schliesslich noch genügend andere, fähige Personen. So können Sie beispielsweise auch mit Externen arbeiten, die auf einen bestimmten Bereich spezialisiert sind und dadurch die Effizienz steigern.
Im besten Fall führen nicht Sie Ihre Mitarbeiter, sondern die Mitarbeiter führen sich selbst. Hier können Unternehmensbeteiligungen helfen, darum geht es im nächsten Tipp.
Tipp 2: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter
Ein weiterer Schritt, der zu einer enormen Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens führen kann, ist der, dass Sie Ihre Mitarbeiter am Unternehmen beteiligen. Dies ist ein cleverer Schachzug, denn wer ein persönliches Interesse am Unternehmen hat, weil er finanziell beteiligt wird, wird von sich aus alles dafür geben, das Unternehmen und dessen Abläufe erfolgreich zu gestalten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern daher die Möglichkeit, Unternehmensanteile zu bekommen.
Das Unternehmen ist dadurch nicht mehr nur ein abstraktes Konstrukt, in dem man angestellt ist und am Ende des Monats Summe X erhält, sondern ein lebendiges Unterfangen, dessen wirtschaftlicher Erfolg eine zusätzliche Einnahmequelle und finanzielle Sicherheit zur Folge hat. Sie werden sehen, dass viele Mitarbeiter diesen Schritt befürworten und an der Optimierung von Organisationsabläufen motiviert mitarbeiten.
→ Mein letzter Beitrag zeigt Ihnen 7 Tipps für mehr Motivation.
Tipp 3: Nutzen Sie die richtige Software
Sind Sie schon auf die digitale Welt eingestellt oder herrscht bei Ihnen noch behäbiger Papierkrieg?
Ein grosser Vorteil der Digitalisierung von Unternehmensabläufen ist die effektivere Gestaltung von Abläufen durch schnellere Reaktionsfähigkeit. Hierfür bietet der Software-Markt tolle Lösungen.
Daher lautet der Rat: Nutzen Sie die richtige Software, um die Effizienz zu verbessern.
Gerade im Bereich des persönlichen Zeitmanagements, wo es vor allem um die optimale Nutzung der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit geht, können die richtigen Tools Wunder bewirken.
Gewöhnen Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass behäbige Prozesse auf Papier deutlich schneller durch ein paar wenige Klicks am Bildschirm dargestellt werden können. Setzen Sie Software intelligent ein und arbeiten Sie mit den zur Verfügung stehenden Komponenten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Software richtig und voll umfänglich nutzen.
Das Zauberwort hierbei lautet: digitale Transformation.
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Sie wollen Ihr Unternehmen optimieren?
Als Business Coach unterstütze ich Sie ganzheitlich. Gerne begleite ich Sie mit meiner langjährigen Erfahrung und zeige Ihnen die Abkürzungen zum Erfolg. Anstatt sich im Kreis zu drehen rate ich Ihnen: Kontaktieren Sie uns bzgl. eines Coachings. Es hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die nötigen Schritte auch wirklich zu gehen. Unverbindliche Anfrage für Unternehmer und Selbstständige Ich habe mich vor allem auf die Begleitung von Selbstständigen, Unternehmern und Geschäftsführern in der Schweiz spezialisiert. Wo möchten Sie weiterkommen? Was wären Ihre Ziele? Schreiben Sie mir unverbindlich. |
Tipp 4: Entwickeln Sie ein Mitarbeiterhandbuch
Nur wenige KMU-Unternehmen haben es, dabei bringt es immensen Nutzen – ein Mitarbeiterhandbuch, in dem Ihre Mitarbeiter wertvolle Hinweise und Tipps zur Organisation der Arbeit in Ihrem Unternehmen finden.
Insbesondere wenn Sie mit Ihrem Unternehmen wachsen wollen und planen neue Mitarbeiter einzustellen, ist ein Mitarbeiterhandbuch Gold wert. In diesem Handbuch können bereits viele Fragen im Vorfeld beantwortet werden, sodass Sie sich bei der Einarbeitung kostbare Zeit sparen und die Effizienz automatisch steigt.
Zudem leitet die Benutzung eines solchen Handbuchs die Mitarbeiter zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeitsweise an und es schärft noch einmal den Blick, wie Prozesse im Unternehmen umgesetzt werden.
Natürlich können in einem Handbuch auch Unternehmensgrundsätze und Werte der Firma erklärt werden. So binden Sie neue Angestellte direkt von Beginn an in eine effektive, lebendige Unternehmenskultur ein.
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Fazit Es gibt grundsätzlich einige Möglichkeiten, innerhalb des Unternehmens für effizientere Abläufe zu sorgen. Wenn ein Unternehmen clever gelenkt wird und die richtigen Dinge zum Positiven hin verändert werden, gelingt es, mit geringerem Aufwand mehr zu erreichen. Dazu gehört die Anwendung des Pareto Prinzips, eine klare Definition von Zielen, die Neu-Definition von Rollenverteilungen und die Implementierung intelligenter Prozesse. Für das richtige Mindset sorgen abrundend die Motivation und innere Einstellung der Mitarbeiter, beides kann gezielt von Ihnen gesteuert werden. Durch Effizienz und Effektivität gewinnen Sie mehr Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren. |
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