Mitarbeitergespräch führen und richtig vorbereiten

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. In Unternehmen wird viel Zeit und Mühe in die externe Kommunikation verwendet. Dabei geht es vor allem darum, bei Kunden oder Lieferanten ein positives Image des Unternehmens zu schaffen. Die interne Kommunikation, z.B. im Mitarbeitergespräch, sagt hingegen sehr viel aus über die Unternehmenskultur und über das Betriebsklima.

Ein strukturiertes Feedbackgespräch, wie das Mitarbeitergespräch (MAG), ist ein wertvolles Instrument, um Zielvereinbarungen zu treffen und Erwartungshaltungen abzustecken. Sie bieten den Raum und Rahmen für einen offenen Austausch, der von gegenseitiger Wertschätzung geprägt ist.

Was gehört zu einem guten Mitarbeitergespräch?

Mitarbeitergespräche sind eines der wichtigsten Instrumente für Personaler und Führungskräfte. Sie helfen ihnen zu verstehen, wie Menschen ticken und warum sie sich so verhalten, wie sie es tun. Dieses Wissen ermöglicht es ihnen, fundiertere Entscheidungen über die Einstellung, Beförderung, Entlassung und Entlohnung von Mitarbeitern zu treffen.

Die folgenden drei Elemente sind meist Bestandteil jedes Personalgespräches:

• Mitarbeiterzufriedenheit
  • Rückmeldung des Mitarbeitenden
• Mitarbeiterbeurteilung (Vergangenheit, Gegenwart)
  • Fachliche Leistung
  • Quantitative Leistung
  • Teamorientierung
  • Kundenorientierung
  • Haltung zum Unternehmen
  • Innovation und Verbesserung
  • Führung (falls in dieser Funktion)
• Zielvereinbarung (Ist, Ziel, Massnahmen)
  • Fachliche Ziele
  • Ziele Zusammenarbeit / Team
  • Persönliche Entwicklungsziele
• Planung von Beförderung, Gehaltserhöhung und Weiterentwicklung

Übrigens: Je nach Betrieb werden zum Mitarbeitergespräch Synonyme wie Zielvereinbarungs-, Leistungsbeurteilungs-, Förderungs- oder Qualifikationsgespräch benutzt.

Was zeichnet ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch aus?

Ein offenes, vertrauensvolles Gespräch, in dem beide Parteien die Chance haben, Themen anzusprechen, stärkt die Beziehung zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Ein zielführendes Mitarbeitergespräch bietet Raum für Lob und konstruktive Kritik. Es ist eine Plattform für Informationsaustausch, der aber immer in beide Richtungen geht. Kurskorrekturen können in beidseitigem Interesse diskutiert und erörtert werden. Das gelingt aber nur dann, wenn das Gespräch als Dialog verstanden wird. Und nicht als einseitige Möglichkeit des Vorgesetzten, endlich mal alles auf den Tisch zu bringen.

Ein gutes Mitarbeitergespräch …

• ist offen, ehrlich und wärtschätzend
• findet regelmässig statt (mind. 1-2 mal pro Jahr)
• fördert das Vertrauensverhältnis und stärkt die Bindung
• ist eine Chance, die Beziehungsebene zwischen Chef und Mitarbeiter zu klären
• bietet beiden Parteien die Möglichkeit, Spannungen abzubauen
• ermöglicht eine Begegnung ausserhalb des Alltagsgeschehens
• bringt Klarheit und Verbindlichkeit in die Arbeitsbeziehung

Kommunikation – das A und O Egal ob in einem Personalgespräch, in der Zusammenarbeit generell oder auch in privaten Beziehungen: Sie werden um das Thema Kommunikation und „Umgang mit Konflikten“ nicht drumherum kommen. Gerade wenn es um schwierige Gespräche oder Verhandlungen geht, sollten Sie Ihr sprachliches Potenzial ausschöpfen und wissen, wie Sie Ihre Bedürfnisse richtig formulieren. Dazu empfehle ich Ihnen mein Buch, mit vielen Beispielen und konkreten Tipps, welche Sie auch in einem Mitarbeitergespräch wunderbar nutzen können. → Buchtipp: Trigger mich, bitte! (E-Book und Softcover)

Welche Rolle spielt Feedback im Personalgespräch?

Die Feedback-Kultur des Unternehmens und die der Führungskraft ist für ein konstruktives Mitarbeitergespräch entscheidend. Feedback hilft aber nur dann, wenn es beschreibend und konkret ist. Feedback geben, bedeutet, dem Gesprächspartner aufzuzeigen, welche Verhaltensweisen er ändern kann. Und ihm Hilfestellung geben, wie das genau geschehen kann.

Denn es nützt nichts, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter vorwerfen, nicht gewissenhaft zu arbeiten. Nennen Sie immer konkrete Beispiele. Das macht es Ihnen auch leichter, einen Vorschlag zu äussern, wie der Mitarbeiter die Aufgabe zukünftig bearbeiten soll.

Weiterentwicklung ist nur mit konstruktivem Feedback möglich.

Wird Kritik so geäussert, dass der Mitarbeiter seine Fehler verstehen und nachvollziehen kann, dann hat er die Chance, diese zu korrigieren. Auch wenn sich Kritik nie schön anfühlt, wird er dankbar sein.

Wird das Feedback aber als Rundumschlag genutzt, fühlt er sich danach nur klein und frustriert. Und das trägt ganz bestimmt nicht dazu bei, dass Ihr Mitarbeiter motiviert zurück an die Arbeit geht.

Sie wollen mehr über Mitarbeitermotivation erfahren? Hier geht es zum Ratgeber.

Wann sollte ein Mitarbeitergespräch eingeplant werden?

Selbstverständlich sollten Mitarbeiter grundsätzlich die Möglichkeit haben, ein Gespräch mit dem Vorgesetzten zu führen. Direkte Vorgesetzte, die für Mitarbeiter nicht sichtbar oder greifbar sind, führen zu Problemen. Trotz aller Themen, des vollen Terminplans und der vielen Anrufe und Emails, muss es möglich sein, ein Gespräch mit dem Vorgesetzten zu führen. Lernen Sie darüber hinaus, Aufgaben richtig zu delegieren, sodass weniger Unsicherheiten seitens der Mitarbeiter auftreten.

Das Mitarbeitergespräch, das gezielt beiden Seiten die Chance eröffnet, geleistete Arbeit zu reflektieren und weitere Schritte, auch in der persönlichen Entwicklung des Mitarbeiters zu planen, sollte vor allem regelmässig stattfinden. Viele Firmen haben ein Quartalsgespräch eingeführt, oft reicht ein Gespräch, das jährlich stattfindet. Das hängt sicher auch mit der Aufgabe des Mitarbeiters zusammen. Ein Jahresgespräch sollte aber in jedem Fall eingeplant werden, längere Intervalle machen keinen Sinn. Denn eine Mitarbeiterbeurteilung, inkl. Zielvereinbarungen, sollten mindestens jährlich besprochen werden.

Studien belegen die Relevanz von professionellen Mitarbeitergesprächen

Der Personaldienstleister Randstad hat für Deutschland Daten erhoben und Mitarbeiter zu ihren Erfahrungen mit Mitarbeitergesprächen gefragt. 35 % gaben an, dass dies nur einmal im Jahr stattfindet.

Dabei gaben 32 % der Befragten an, dass es bei Ihnen im Unternehmen keine Mitarbeitergespräche gibt.

Weitaus interessanter aber war die Tatsache, dass Mitarbeiter Mitarbeitergespräche oftmals frustrierend und demotivierend empfinden. Denn es entsteht das Gefühl, dass der Vorgesetzte übers Jahr hindurch sowohl positive als auch negative Punkte sammelt und diese im Gespräch dann nennt. Feedback wird aber als zielführender empfunden, wenn es zeitnah erfolgt. So können Sie mit Mitarbeitergesprächen einen Beitrag zur Personalentwicklung leisten.

Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch auch mental vor! Kennen Sie den Spruch: „Gewonnen und verloren wird im Kopf“? Als Mental Coach bin ich mir gewohnt, zuerst die Dinge, welche ich erreichen möchte, mir innerlich vorzustellen. Jeder Spitzensportler beherrscht solche mentalen Techniken. Genau aus diesem Grund gehört Mentaltraining zum Werkzeugkasten jeder Führungspersönlichkeit! Wer diese Methoden nicht beherrscht, kann nicht in der obersten Liga mitspielen. Eine bekannte Technik ist das Visualisieren. Wie das geht, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: → Direktlink: Stell dir vor! Visualisierung und Imagination lernen

Als Führungskraft sich auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten

Wenn es an die Vorbereitung geht, dann machen Sie sich klar, was Sie mit dem Gespräch erreichen wollen:

• Möchten Sie das Gespräch vorrangig nutzen, um Feedback zu geben?
• Möchten Sie die Erwartungen des Mitarbeiters besser verstehen?
• Oder geht es gar darum, ein Gehaltsgespräch zu führen?

Bereiten Sie einen Fragenkatalog vor, den Sie während der Mitarbeiterbeurteilung nutzen. Damit können Sie die Sicht des Mitarbeiters abfragen.

Folgende Fragen wären denkbar:

• Wie lief für ihn das zurückliegende Jahr?
• Wie zufrieden ist der Mitarbeiter?
• Was sollte aus Sicht des Mitarbeiters geändert werden?
• Möchte sich der Mitarbeiter verändern?
• Und was denkt er eigentlich über Sie als Führungskraft?

Diese Fragen helfen Ihnen herauszufinden, was sie beim Gespräch thematisieren möchten. Überlegen Sie sich schon bei der Vorbereitung, welche Antworten er geben könnte. Das hilft Ihnen, sich auf mögliche Probleme einzustellen. Der Mitarbeiter wird verstehen und schätzen, dass Sie Fragen vorbereitet haben.

Dennoch sollten Sie sich vergegenwärtigen, dass das Gespräch ein Dialog wird und kein Interview. Denn es geht später nicht darum, lediglich die Antworten des Mitarbeiters zu notieren. Das Ziel ist ein offener Dialog, dessen Ergebnisse am Ende festgehalten werden.

Organisation ist alles

Bereiten Sie sich auch hinsichtlich der Oragnisation des Mitarbeitergesprächs optimal vor. Stellen Sie sich hierfür folgende Fragen:

• Wann soll das Gespräch stattfinden?
• Wie viel Zeit sollte eingeplant werden?
• Wo soll das Gespräch stattfinden?

Organisieren Sie möglichst einen neutralen Raum. So entsteht auf beiden Seiten das Gefühl, dass auf Augenhöhe diskutiert werden kann. Vermeiden Sie das Mitarbeitergespräch in Ihrem Büro zu führen.

5 Tipps wie Sie erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen

Grob gesagt geht es darum, Ziele zu definieren, den Leistungsstand zu bewerten und die weitere Zusammenarbeit zu fixieren. Aber was bedeutet das nun konkret und wie kann ein Gespräch so geführt werden, dass allen drei Punkten Rechnung getragen wird?

1. Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Gehen Sie kurz darauf ein, wie das Gespräch ablaufen soll und was Sie sich vom Gespräch erwarten. Signalisieren Sie unbedingt, dass Ihr Gegenüber seine eigene Erwartungshaltung einbringen darf. Der Einstieg hat grosse Auswirkungen auf den Verlauf des weiteren Gesprächs.
2. Nach der Einleitung ist die Zeit, über die aktuellen Aufgaben zu sprechen. Nennen Sie die Erfolge des Mitarbeiters. Welche Ziele wurden erreicht? Wo gibt es Verbesserungspotential? Seien Sie sachlich und konkret. Zeigen Sie auf, was besonders gut lief. Und machen Sie anhand von Beispielen deutlich, was verbessert werden muss.
   Bleiben Sie zu jeder Zeit fokussiert und sachlich. Wenn das Gefühl entsteht, dass die Kritik geäussert wird, um sich gemeinsam zu verbessern, dann wird sie nicht negativ aufgefasst, sondern akzeptiert. Vergessen Sie nie, dass Feedback auch Lob beinhalten sollte. Nennen Sie am besten anfangs die positiven Dinge. So geben Sie dem Mitarbeiter nicht das Gefühl, nur auf seinen Schwächen herumzureiten.
3. Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, Ihnen Feedback zu geben. Wenn an Ihnen, der Firma, dem Führungsstil oder der Aufgabe Kritik geäussert wird, dann nehmen Sie dies nicht persönlich. Sehen Sie es als Chance, Dinge zu verändern.
4. Nun haben beide Seiten ein gemeinsames Verständnis, was bisher geleistet wurde und wie dies zu bewerten ist. Jetzt geht es daran zu definieren, wie die Aufgaben der Zukunft aussehen werden. Stehen Veränderungen an? Welche Ziele sollen erreicht werden? Formulieren Sie Ziele gemeinsam. Vielleicht gibt es auf Seiten des Mitarbeiters noch Schulungsbedarf, um diese gesteckten Ziele erreichen zu können. In diesem Gesprächsteil muss der Mitarbeiter ausserdem Raum haben, sich über sein seine berufliche Perspektive und seine Wünsche zu äussern.
5. Halten Sie am Ende des Gesprächs die vereinbarten Ziele, anstehende Bildungsmassnahmen, die Wünsche und Veränderungen schriftlich fest.

Wer fragt, der führt!

Anstatt Ihren Mitarbeitenden zuzutexten, sollten Sie lieber diesen reden lassen. Natürlich haben Sie als Führungskraft auch einiges zurückzumelden und dies ist auch wichtig, aber behalten Sie die Balance in der Kommunikation.

Die meisten Führungskräfte gehen nach einem bestimmten Schema vor, meist ist dies ein Fragebogen.

Sie sollten vermeiden, dass sich der Mitarbeitende wie in einem Verhör vorkommt.

Achten Sie deshalb auf Natürlichkeit und Lockerheit. Stellen Sie sich vor, Sie wären auf der anderen Seite: Was würden Sie sich wünschen? Adaptieren Sie auch Ihre Fragen auf das Gegenüber und raspeln Sie diese nicht wie ein Roboter runter.

Die folgenden Fragen sollen Ihnen als Impuls dienen:

• Welcher Arbeit gehen Sie momentan hauptsächlich nach?
• Was läuft gerade gut, was weniger?
• Wie empfinden Sie die Arbeitsbelastung generell?
• Ist die Arbeitsverteilung angemessen?
• Fühlen Sie sich wohl bei uns?
• Was machen Sie besonders gerne?
• Was würden Sie noch gerne machen?
• Was konnten Sie seit dem letzten Gespräch neu lernen?
• Welche Ziele haben Sie erreicht? Welche nicht?
• Was läuft gut in der Zusammenarbeit mit dem Team?
• Haben Sie einen guten Teamgeist?
• Wie sind Sie mit der Führung zufrieden?
• Was könnte die Geschäftsleitung besser machen?
• Erhalten Sie regelmässiges Feedback?
• Gibt es etwas was ich besser machen könnte?

Anhand der Fragen sehen Sie, dass es Offenheit und Vertrauen im Mitarbeitergespräch braucht. Ohne dieses werden Sie keine ehrlichen Antworten erhalten.

Doch auch als Mitarbeiter kann man sich auf ein Personalgespräch gut vorbereiten.

Die Vorbereitung aus Sicht des Mitarbeiters – 4 einfache Tipps

Sie als Mitarbeiter haben die Chance, Ihre Sicht der Dinge darzulegen. Nutzen Sie dies.

1. Machen Sie sich Gedanken, wie Sie sich weiterentwickeln möchten und was Sie dazu benötigen. Wie kann Ihre Motivation gesteigert werden? Wünschen Sie sich mehr Entscheidungsfreiheit? Gibt es Dinge, die Ihnen auf der Seele liegen? Dann sprechen Sie diese an. Denn nur dann können diese geändert werden.
2. Haben Sie Karriereambitionen? Dann lassen Sie dies Ihren Vorgesetzten wissen. Geben Sie ihm zu verstehen, dass Sie daraufhin arbeiten, denn nur dann wird er Sie für solche Aufgaben auf dem Schirm haben.
3. Klären Sie möglichst im Vorfeld ab, was das Ziel des Gesprächs ist. Denn dann haben Sie die Möglichkeit, Wünsche zu äussern und Forderungen zu stellen. Egal, welche Form von Veränderungen Sie thematisieren, begründen Sie diese. Sie sehen Bedarf an einer teuren Fortbildung für sich? Zeigen Sie auf, weshalb diese erforderlich ist. Sie möchten eine Gehaltserhöhung? Begründen Sie, warum Ihre Leistungen in der Vergangenheit Sie dazu berechtigen, diese Forderung zu stellen.
4. Machen Sie deutlich, wie Sie weiterhin engagiert im Sinne des Unternehmens arbeiten wollen. Damit werben Sie nicht nur für Ihre Gehaltserhöhung, sondern führen nochmals vor Augen, welchen Beitrag Sie für das Unternehmen leisten.

Anleitung: Ziele mental programmieren Ich habe Ihnen zum Thema Ziele einen eigenen Artikel geschrieben. Darin erkläre ich auch die SMART-Formel ausführlicher. → Direktlink zum Artikel „Wie Sie Ziele mental programmieren und damit leichter erreichen“

Tipps für schwierige Mitarbeitergespäche

Wenn Sie es mit einem schwierigen Mitarbeiter zu tun haben, sollten Sie versuchen, die Ursachen des Problems zu identifizieren. Dann können Sie Strategien entwickeln, um die Kommunikation zwischen den beiden Parteien zu verbessern.

Hier ist ein möglicher Ablauf, für schwierige Mitarbeitergespräche:

1. Welches Verhalten haben Sie beobachtet? (Konkret und sachlich)
2. Warum ist dieses Verhalten aus Ihrer Sicht nicht tolerierbar?
3. Was würden Sie sich vom Mitarbeiter wünschen?
4. Wie sieht der Mitarbeitende die Sache? Hat er eine plausible Erklärung?
5. Welche Lösung schlägt er vor?
6. Was möchten Sie vom Mitarbeitenden?
7. Braucht er Unterstützung?
8. Ziel und nächste Schritte vereinbaren

Weitere Tipps

• Führen Sie das Gespräch zeitnah
• Gehen Sie ruhig in das Gespräch
• Stellen Sie Fragen
• Hören Sie aufmerksam zu
• Vermeiden Sie stetiges unterbrechen
• Bleiben Sie bei konkreten Beobachtungen. Keine Mutmassungen!
• Machen Sie sich Notizen
• Vermeiden Sie eine anklagende Sprache
• Loben Sie das Gute

Das Ziel des Gespräches sollte sein, dass der Mitarbeitende Ihr Feedback versteht und weiss, wie er seine Haltung und sein Verhalten verändern kann.

Es sollte deutlich werden, dass Sie das Verhalten oder die Leistung kritisieren, jedoch nicht die Person an sich!

Solche Gespräche erfordern sehr effektive Kommunikationsfähigkeiten seitens der Führungskräfte. Ein Coaching kann die Führung positiv unterstützen.

Geben Sie dem Mitarbeitergespräch und Ihrem Mitarbeiter eine faire Chance: 3 no go’s

Sie möchten konstruktiv mit Ihrem Mitarbeiter zusammenarbeiten, Potentiale erörtern und ihm Ihre Wertschätzung zeigen? Dann tun Sie das auch.

1. Kündigen Sie das Gespräch frühzeitig an und planen Sie es so ein, dass beide Seiten sich vorbereiten können. Erwarten Sie niemals, dass Ihr Mitarbeiter ohne Vorankündigung sich auf ein derart wichtiges Gespräch mit Ihnen einlässt.
2. Führen Sie das Mitarbeitergespräch nicht als Monolog. Hören Sie ihm zu und lassen ihn bitte ausreden. Fallen Sie ihm nicht ins Wort und geben Sie ihm die Chance, seine Punkte zu nennen. Für manche Mitarbeiter ist es schwer, kritische Punkte anzusprechen. Nehmen Sie dies aber ernst und versuchen nicht, diese kleinzureden. Auch wenn das für Sie auf einer Liste von Pain Points nur der Bodensatz ist.
3. Zeigen Sie mit Ihrer Körperhaltung Interesse an dem, was er sagt. Vermeiden Sie dabei, gestresst oder abgelenkt zu wirken. Ja, Ihr Terminkalender ist voll. Das müssen Sie aber ausblenden. Der Blick aufs Smartphone, wer Ihnen eine Nachricht schickt, ist tabu. Am besten packen Sie das Telefon ganz weg.

Was ist Ihnen beim Mitarbeitergespräch wichtig? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar – Danke!