Prioritäten setzen: Diese 5 wirkungsvollen Methoden helfen wirklich

Sie kennen bestimmt das Gefühl, dass die Aufgaben immer mehr werden. Alles scheint gleich wichtig zu sein und „Prioritäten setzen“ wird zunehmend schwieriger. Das Mail-Postfach füllt sich, Deadlines stehen an und laufend kommen neue Themen dazu.

An manchen Tagen schwindet so die Motivation. Anstatt voller Tatendrang die Aufgaben anzugehen, würden Sie am liebsten einfach nach Hause gehen.

Dieses Gefühl, nie schnell genug zu sein und im schlimmsten Fall keinen Überblick mehr zu haben, das muss nicht sein.

Mit einfachen, aber wirkungsvollen Mitteln steigern Sie Ihre Produktivität, bekommen mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag und schaffen es, die wichtigsten Aufgaben zu bewältigen. Die Zauberformel heisst, die richtigen Prioritäten setzen, um effizient und effektiv Ihre Aufgaben erledigen zu können.

Warum sollten Sie Prioritäten setzen?

Jeden Tag treffen wir Menschen ungefähr 20.000 Entscheidungen. Darunter so banale Dinge, wie wann wir aufstehen oder was wir anziehen. Unbewusst setzen wir dabei oft Prioritäten.

So würden wir vielleicht gerne etwas länger schlafen, entscheiden uns aber doch dafür, etwas früher aufzustehen. Denn wir möchten auf dem Weg zur Arbeit noch beim Bäcker vorbei. Damit haben wir das Bedürfnis, beim Bäcker Frühstück zu kaufen, höher priorisiert als länger zu schlafen.

In vielen Lebenssituationen priorisieren wir also ganz automatisch. Das hilft uns in unserem Beispiel in letzter Konsequenz, nicht zu verhungern. Und zeigt anschaulich, wie wichtig es ist, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Zugegeben, das Bäcker-Beispiel verdeutlicht, nur bedingt die Problematik, mit der Sie sich auseinandersetzen müssen, wenn Sie im Beruf einen riesigen Aufgabenberg vor sich haben.

Denn Ihr Problem ist meist, dass Sie schlichtweg nicht wissen, welche einzelnen Aufgaben höher zu priorisieren sind.

Dabei ist dies entscheidend, wenn Sie langfristig und nachhaltig Erfolg im Berufsleben haben möchten und Ihren Zielen näher kommen wollen. Insbesondere als Führungskraft ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, da Sie nur so auch Ihre Mitarbeiter dazu motivieren können.

Warum ist es besonders im Beruf wichtig, Prioritäten setzen zu können?

Ob Sie wollen oder nicht, Sie müssen sich damit abfinden, dass Sie immer viele Themen und Projekte gleichzeitig bewältigen müssen. Und das oft in einem sehr knappen Zeitfenster. Das mag Ihnen nicht gefallen, ist aber Realität. Also müssen Sie einen Weg finden, wie Sie effizient und fokussiert arbeiten und auch unter Druck die richtigen Entscheidungen treffen. Besonders wenn Sie mit komplexen Aufgaben betraut sind, die Konzentration und Struktur erfordern.

Prioritäten setzen bei Ihren Themen ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Wenn Sie vernünftig priorisieren können, zeigen Sie, dass Sie ein Verständnis dafür haben, welche Themen wichtig sind und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Diesen Themen räumen Sie eine hohe Priorität ein und bearbeiten Sie bevorzugt.

Durch die Priorisierung haben Sie auch einen guten Überblick über die anstehenden Themen. Denn mit der Priorisierung entwickeln Sie gleichzeitig ein System, Ihre Aufgaben zu erfassen. Auch bestimmte Aufgaben, die in der Priorisierung eher niedrig angesiedelt sind und zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden müssen, haben Sie auf dem Schirm.

Und gleichzeitig hilft Ihnen eine klare Priorisierung, Zeit zu sparen.

Denn Sie arbeiten Themen anhand der Priorität konsequent ab. Und vergeuden keine Zeit, in dem Sie immer wieder von Thema zu Thema springen oder dringende Aufgaben und Projekte dazwischenschieben. Sicherlich müssen Sie sich überlegen, wie Sie die neuen Themen priorisieren. Aber eben nicht, in dem Sie sich sofort mit Feuereifer auf die neue Aufgabe stürzen. Sondern sich in Ruhe überlegen, wann Sie das Projekt bearbeiten können.

Eine Priorisierung hat aber noch einen schönen Nebeneffekt. Durch das konsequente Abarbeiten Ihrer Themen fühlen Sie sich zufriedener. Sie können einzelne Projekte abschliessen, was für ein gutes Gefühl sorgt. Und Sie müssen nie wieder mit diesem unguten Gefühl kämpfen, dass Sie wichtige Aufgaben übersehen oder vergessen haben.

Wie holen Sie das Beste aus Ihren Prioritäten heraus?

Die Priorisierung ist der wichtigste Schritt, um Ihren Berufsalltag erfolgreich und fokussiert zu bearbeiten. Doch nur die konsequente Bearbeitung hilft schlussendlich, die Aufgaben auch abschliessen zu können.

Wir stellen Ihnen zwei Hilfsmittel vor, die Ihnen dabei helfen, Ihren Zielen näher zu kommen.

Deep Work

Ein schneller Blick aufs Smartphone, sich kurz ins Gespräch der Kollegen einklinken, all das lenkt uns ab, wichtige Aufgaben zu erledigen. Und genau diese Ablenkungen sollten wir vermeiden, wenn wir unsere Prioritäten-Liste erfolgreich und schnell abarbeiten wollen. Wie das gelingt? Mit der Deep Work Methode, die von Cal Newport, Professor für Computer Sciences an der Georgetown Universität, entwickelt wurde.

Wie wendet man die Deep Work Methode an?

Alles beginnt mit dem Prioritäten setzen für Ihren Arbeitstag. Welche Aufgaben müssen heute dringend erledigt werden? Und wie viel Zeit benötigen Sie schätzungsweise dafür? Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, um die Deep Work Methode anzuwenden.

Deep Work bedeutet, dass Sie sich für einen bestimmten Zeitraum ganz und gar auf eine Sache konzentrieren. Sie schotten sich von allen Ablenkungen ab, d.h. in diesem Zeitraum gibt es keine sozialen Interaktionen in Form von Nachrichten, Telefonaten oder Gesprächen. Das Smartphone ist tabu.

Im Prinzip wird alles, was eine Quelle der Ablenkung sein könnte, in diesem Zeitfenster aus dem Leben verbannt.

Man zieht sich wie ein Mönch in ein Kloster zurück, weshalb dies in der Deep Work Methodik auch Mönchtum Philosophie genannt wird.

Sind Sie mit einer so umfangreichen Aufgabe betraut, die mehr als einen Tag Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, dann können Sie sich in der Regel nicht tagelang abschotten. Schaffen Sie sich in diesen Fällen immer wieder Zeitfenster für Deep Work.

Und schaffen Sie sich für diese einen gewissen Rhythmus und feste Zeiten. Das wird Ihnen beim Prioritäten setzen helfen, eine Routine zu entwickeln und so schneller voll konzentriert zu sein.

Nehmen Sie sich nicht zu viel vor, sondern beginnen Sie zunächst mit 60-90 Minuten intensiver Konzentration. Diese Phasen können Sie im Laufe der Zeit auf bis zu 4 Stunden täglichen Deep Work steigern.

Die Idee, die hinter Deep Work steckt: Multitasking unterbinden!

Insbesondere bei Aufgabenstellungen, die unsere volle Konzentration erfordern, müssen wir Ablenkungen vermeiden. Denn nichts ist schlimmer als unser Gehirn aus dem Rhythmus zu bringen, wenn es gerade so richtig in Schwung kommt und mit voller Konzentration zu Werke geht. Konzentrieren und fokussieren wir uns komplett auf eine Aufgabe, erledigen wir diese schneller und in höherer Qualität. Und am Ende sind wir zufrieden, weil wir etwas geleistet haben.

Priorisierung mit der richtigen Software

Für mehr Effizienz im Büroalltag ist Software ein unverzichtbarer Helfer. Wer sich komplett analog mit Zetteln verwalten will, kommt in heutzutage schnell an seine Grenzen. Dabei kann für bestimmte Themen eine simple To-Do-Liste in Excel schon ausreichend sein, um uns beispielsweise einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen.

In einer To-Do-Liste erfassen wir neben der Aufgabe an sich alle wesentlichen Kriterien wie Deadline, Status, Verantwortlicher etc. und können nach diesen Kriterien auch filtern.

Auch Kanban-Boards sind effektive Hilfsmittel, die Ihnen bei Ihrer Organisation der anstehenden Tätigkeiten helfen. In einer Software werden alle Aufgaben erfasst und mit Deadline und Status versehen. Auf Ihrem Kanban-Board werden die Aufgaben übersichtlich dargestellt und Sie können so, Ihre Prioritäten setzen.

Sie sehen in einer Spalte Ihre neuen Aufgaben, alle in Bearbeitung befindlichen und die erledigten Themen in weiteren Spalten. Die Kanban-Boards werden Ihnen nach der Erfassung bequem von der Software erstellt. Besonders hilfreich ist dabei, dass nicht nur die Aufgabe samt Status sofort ersichtlich ist. Auch Fortschritte oder Verzögerungen sind sichtbar.

Für bestimmte Aufgabenstellungen kann auch ein Projektmanagementtool hilfreich sein. In diesen Tools können Sie zusätzlich noch Ressourcen zuordnen und verwalten.

Prioritäten setzen mit diesen 5 Methoden

Mit einer Art Prioritätenliste fällt das Abarbeiten meist gar nicht mehr schwer. Aber nach welchen Kriterien sollten Sie die Priorisierung vornehmen?

Insbesondere Geschäftsführer stehen häufig vor der Herausforderung, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit für ganze Bereiche richtig zu priorisieren. Als Unternehmercoach unterstütze ich Sie bei der Analyse der wichtigen Aufgaben, für Ihren persönlichen und betrieblichen Erfolg.

Hier finden Sie nun fünf Methoden, die sich besonders bewährt haben und Ihnen beim Prioritäten setzen helfen werden.

Getting Things Done (GTD)

Eine effiziente Bearbeitung unserer Aufgaben ist häufig Kopfsache. Wenn wir permanent unter Stress stehen und Angst haben, etwas zu vergessen, sind wir blockiert und schaffen am Ende gar nichts mehr. Die Getting Things Done Methodik (GTD) von David Allen kann hier Abhilfe schaffen.

Die Grundidee ist, Themen an einem zentralen Ort zu sammeln. Dadurch, dass sich alles an einem Ort befindet, entfällt das nervige Suchen. Und dadurch, dass alle offenen Punkte erfasst sind, verschwindet die Angst, womöglich etwas zu vergessen.

Werden auf diese Weise viele Themen gesammelt, muss in regelmässigen Abständen geprüft werden, ob die Themen noch aktuell sind oder sich aus anderen Gründen erledigt haben. Anschliessend beginnt die Bearbeitung gemäss verfügbarer Zeit und Priorität.

Die Elemente sammeln, verarbeiten, organisieren, durchsehen und erledigen, spielen also eine zentrale Rolle.

Durch diese Vorgehensweise entstehen vier Listen, die das Prioritäten setzen und die Bearbeitung der Themen erleichtern.

Auf der Aktionsliste werden nur Aufgaben vermerkt, die sofort und ohne weitere Vorarbeit erledigt werden können. Die Aufgaben sind sehr konkret, alle benötigten Ressourcen sind verfügbar.

Auf der Projektliste werden alle Projekte erfasst, deren Abarbeitung etwas komplexer ist und die nicht in einem einzelnen Arbeitsschritt erledigt werden kann.

Die nächste Liste ist der Kalender. Hier werden zeitspezifische Aufgaben mit einem Zeitfenster als Termin erfasst. Am besten werden vor allem die an diesem Tag entstehenden Aufgaben mit einem Kalendereintrag versehen.

Die letzte Liste kann vor allem für Führungskräfte interessant sein. Die sog. Warten-auf-Liste enthält delegierte Aufgaben, die an Kollegen oder Mitarbeiter weitergegeben wurden. Wichtig ist bei dieser Liste, dass vermerkt wird, wann der Kollege oder Mitarbeiter liefern muss.

Was auf den ersten Blick vielleicht etwas komplex wirken mag, ist in der Praxis ein wertvoller Helfer beim Prioritäten setzen. Denn auch für kleinere Aufgaben braucht es eine strukturierte Aufgabenerfassung und ein konsequentes Abarbeiten und Nachverfolgen.

Aufgaben priorisieren mit der To-do-Liste

Eines der einfachsten Hilfsmittel beim Prioritäten setzen ist die To-Do-Liste oder offene-Punkte-Liste. Dies liegt daran, dass Sie schnell zu erstellen und von allen rasch verstanden werden kann. Erfasst werden vor allem die Aufgaben, wer für die Bearbeitung verantwortlich ist und wann die offenen Punkte erledigt sein sollen. Dazu können noch weitere Angeben wie benötigte Hilfsmittel, Status, Dringlichkeit etc. erfasst werden.

Schwierig werden To-Do-Listen allerdings dann, wenn die Anzahl an offenen Punkten immer stärker zunimmt und keine davon auf erledigt gesetzt werden können. Deshalb sollten Sie sich jeden Morgen die Zeit nehmen, Ihren Tag zu planen und zu überlegen, welche Themen Sie abarbeiten möchten. Damit Sie Ihren Tag effizient angehen und abends mit einem Erfolgserlebnis beenden, empfehlen wir Ihnen, sich die Ivy-Lee-Methode einmal genauer anzuschauen.

Die Ivy-Lee-Methode

Bei dieser Methode schreiben Sie sechs Aufgaben auf Ihre To-Do-Liste. So verlieren Sie nicht den Überblick und nicht die Motivation. Denn wenn zu viele Aufgaben auf der Liste stehen, dann fühlen Sie sich regelrecht erschlagen und möchten mit der Arbeit kaum noch beginnen. Priorisieren Sie die sechs Aufgaben anhand folgender Fragen:

• Welche Aufgabe ist zeitkritisch?
• Welche kann schnell erledigt werden?
• Welche Aufgaben passen thematisch zueinander?

Nach der Priorisierung beginnen Sie mit der ersten Aufgabe. Nutzen Sie die Deep Work Methode und lassen Sie keine Ablenkungen zu. In der Ruhe liegt die Kraft. Wenn Sie die erste Aufgabe geschafft haben, dann schauen Sie sich Ihre Prioritätenliste nochmals an und ändern diese gegebenenfalls. Passt die Liste noch, dann legen Sie einfach mit der nächsten Aufgabe los.

Gönnen Sie sich Pausen, trinken Sie einen Tee oder meditieren Sie.

Sie werden schnell feststellen, dass sich die Zeit, die Sie für das Prioritäten setzen Ihrer offenen Punkte benötigen, schnell wieder reinholen lässt. Denn wenn Sie erst einmal einen Plan haben, dann arbeiten Sie fokussiert die Themen ab.

Prioritäten setzen mit der Eisenhower Matrix

Wichtigkeit und Dringlichkeit sind die wichtigsten Kriterien, wenn es darum geht zu priorisieren. Das hat schon der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower erkannt und deshalb eine Matrix erfunden, nach deren Prinzipien er seine offenen Punkte abgearbeitet hat.

Die Idee ist recht simpel und vermutlich deshalb so wirkungsvoll. Eisenhower hat beim Prioritäten setzen seine Aufgaben in A, B, C und D Projekte eingeteilt, um die dringenden Aufgaben herauszufiltern. Dieses Prinzip wird oftmals auch bei der Kundenbetreuung angewendet. Aufgaben der Kategorie A sind dringend und wichtig.

Zwei Fragen helfen dabei, die Aufgaben dieser Kategorie zuzuordnen:

• Welche Konsequenzen ergeben sich, wenn die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erledigt wird?
• Kann jemand anders die Aufgabe übernehmen?

Je nach Antwort ergeben sich Wichtigkeit und Dringlichkeit ganz von selbst.

Kategorie B steht für wichtig, aber nicht dringend. Hier sind meist langfristige Aufgabenpakete zu finden, die zwar von hoher Bedeutung für Ihr Unternehmen sind, aber nicht sofort angegangen werden müssen. Leider sind die B-Aufgaben oft auch diejenigen, die immer wieder geschoben werden.

C, das sind alle Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Typisches Beispiel sind Arbeitszeugnisse. Diese müssen zwingend und dringend erledigt werden, sind aber für das Unternehmen nicht wichtig.

Und dann gibt es noch die D-Themen, die nicht dringend und nicht wichtig sind. Die können dann getrost auch mal in den Papierkorb verschoben werden.

Kanban

Kanban ist eine so besonders effektive Methode, weil sie voll auf Visualisierung setzt. Das Wort Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt so viel wie Karte. Kanban bietet damit eine Übersicht, die mittlerweile in vielen Unternehmen angewendet und sehr geschätzt wird.

Wie funktioniert die Kanban Methode?

Aufgaben werden im Kanban auf Karten geschrieben und auf dem Kanban-Board visualisiert. Dies kann beispielsweise auf einem Whiteboard in einer Produktionshalle sein oder software-unterstützt. Mit der Kanban Methode wird das Prinzip von Post-It-Zettelchen verwendet.

Die Aufgaben werden virtuell oder manuell auf den Zetteln erfasst. Ursprünglich entwickelt wurde die Methode, um Produktionsabläufe zu verbessern. Deshalb wurden die Zettel einem Produktionsschritt zugeordnet und der weitere Ablauf konnte am Board visualisiert werden.

Prioritäten setzen können Sie mit Kanban auch: Die Visualisierung unterscheidet sich allerdings ein wenig. Denn die Aufgaben werden nicht den Prozessschritten zugeordnet, sondern den einzelnen Stati. So ist visuell sofort ersichtlich, welche Aufgaben bearbeitet werden, welche sich verzögern und welche erledigt wurden. Beliebt ist die Methode vor allem auch in agilen oder Scrum-Projekten.

Mit dem Tagesfokus die Arbeit priorisieren

Oft stehen wir uns bei der effizienten Bearbeitung unserer Themen selbst im Weg. Das hängt damit zusammen, dass wir uns leicht ablenken lassen. Und uns manchmal selbst blockieren, wenn uns alles etwas über den Kopf wächst. Das können wir vermeiden, in dem wir uns stärker fokussieren und es schaffen, Störungen auszublenden. Ganz im Sinne der Deep Work-Methode also.

Oft kann es hilfreich sein, sich nur eine Aufgabe vorzunehmen und diese dann konsequent zu bearbeiten. Das hilft uns dabei, fokussiert zu bleiben und Ablenkungen zu vermeiden.
Sie könnten sich zum Beispiel morgens einen Tee aufgiessen, 5 Minuten meditieren und festlegen, was für sie am heutigen Tag die wichtigste Aufgabe ist, die Aufgabe auf die Sie sich voll und ganz konzentrieren wollen.

Es ist wichtig, den Tag zu planen und beim Prioritäten setzen achtsam zu sein. Denn wie wir in den Tag starten, begleitet uns oft bis in den Abend. Erscheinen wir gehetzt auf der Arbeit, zieht sich das durch den Tag. Für einen erfolgreichen Tag empfiehlt es sich, gewisse Rituale zu pflegen. Eine regelmässig gleichbleibende Abfolge, hilft, schneller zu fokussieren.

Schaffen Sie sich also eine Routine, weil sich ähnelnde Abläufe ohne grosse kognitive Anstrengung erledigen lassen.

Und mit einer Morgenroutine gelingt der Start in den Tag.

Beginnen Sie Ihren Tag mit einer positiven Routine, egal für welche Methode zum Prioritäten setzen, Sie sich entscheiden.

Was hilft Ihnen beim Prioritäten setzen? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar – Danke!

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Grigor Nussbaumer

Seit 2002 Geschäftsführer bei Mental Power Int. GmbH

Ich bin Autor, Coach, Seminarleiter, sowie Gründer und Institutsleiter der Mental Power Int. GmbH mit Sitz in der Schweiz.

Durch den frühen Tod meines Vaters und traumatische Erlebnisse in meiner Kinder- und Jugendzeit entdeckte ich die spirituelle Welt – dies war meine Rettung! Denn diese Erlebnisse brachten mich zur Meditation und zu Mental- und Bewusstseinstrainings.

Mit Büchern, Autorenbeiträgen, MP3-Downloads, Vorträgen, Seminaren und Ausbildungen begleiten ich und meine Mitarbeiter tausende Menschen voller Leidenschaft und Freude.

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