Prioritäten setzen: Diese 5 wirkungsvollen Methoden helfen wirklich

Du kennst bestimmt das Gefühl, dass die Aufgaben immer mehr werden. Alles scheint gleich wichtig zu sein und „Prioritäten setzen“ wird zunehmend schwieriger. Das Mail-Postfach füllt sich, Deadlines stehen an und laufend kommen neue Themen dazu.

An manchen Tagen schwindet so die Motivation. Anstatt voller Tatendrang die Aufgaben anzugehen, würdest du am liebsten einfach nach Hause gehen.

Dieses Gefühl, nie schnell genug zu sein und im schlimmsten Fall keinen Überblick mehr zu haben, das muss nicht sein.

Mit einfachen, aber wirkungsvollen Mitteln steigerst du deine Produktivität, bekommst mehr Struktur in deinen Arbeitsalltag und schaffst es, die wichtigsten Aufgaben zu bewältigen. Die Zauberformel heisst, die richtigen Prioritäten setzen, um effizient und effektiv deine Aufgaben erledigen zu können.

Warum solltest du Prioritäten setzen?

Jeden Tag treffen wir Menschen ungefähr 20.000 Entscheidungen. Darunter so banale Dinge, wie wann wir aufstehen oder was wir anziehen. Unbewusst setzen wir dabei oft Prioritäten.

So würden wir vielleicht gerne etwas länger schlafen, entscheiden uns aber doch dafür, etwas früher aufzustehen. Denn wir möchten auf dem Weg zur Arbeit noch beim Bäcker vorbei. Damit haben wir das Bedürfnis, beim Bäcker Frühstück zu kaufen, höher priorisiert als länger zu schlafen.

In vielen Lebenssituationen priorisieren wir also ganz automatisch. Das hilft uns in unserem Beispiel in letzter Konsequenz, nicht zu verhungern. Und zeigt anschaulich, wie wichtig es ist, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Zugegeben, das Bäcker-Beispiel verdeutlicht, nur bedingt die Problematik, mit der du dich auseinandersetzen musst, wenn du im Beruf einen riesigen Aufgabenberg vor dir hast.

Denn dein Problem ist meist, dass du schlichtweg nicht weisst, welche einzelnen Aufgaben höher zu priorisieren sind.

Dabei ist dies entscheidend, wenn du langfristig und nachhaltig Erfolg im Berufsleben haben möchtest und deinen Zielen näher kommen willst. Insbesondere als Führungskraft ist es wichtig, Prioritäten zu setzen, da du nur so auch deine Mitarbeiter dazu motivieren kannst.

Warum ist es besonders im Beruf wichtig, Prioritäten setzen zu können?

Ob du willst oder nicht, du musst dich damit abfinden, dass du immer viele Themen und Projekte gleichzeitig bewältigen musst. Und das oft in einem sehr knappen Zeitfenster. Das mag dir nicht gefallen, ist aber Realität. Also musst du einen Weg finden, wie du effizient und fokussiert arbeitest und auch unter Druck die richtigen Entscheidungen triffst. Besonders wenn du mit komplexen Aufgaben betraut bist, die Konzentration und Struktur erfordern.

Prioritäten setzen bei deinen Themen ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Wenn du vernünftig priorisieren kannst, zeigst du, dass du ein Verständnis dafür hast, welche Themen wichtig sind und zum Unternehmenserfolg beitragen.

Diesen Themen räumst du eine hohe Priorität ein und bearbeitest sie bevorzugt.

Durch die Priorisierung hast du auch einen guten Überblick über die anstehenden Themen. Denn mit der Priorisierung entwickelst du gleichzeitig ein System, deine Aufgaben zu erfassen. Auch bestimmte Aufgaben, die in der Priorisierung eher niedrig angesiedelt sind und zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden müssen, hast du auf dem Schirm.

Und gleichzeitig hilft dir eine klare Priorisierung, Zeit zu sparen.

Denn du arbeitest Themen anhand der Priorität konsequent ab. Und vergeudest keine Zeit, indem du immer wieder von Thema zu Thema springst oder dringende Aufgaben und Projekte dazwischenschiebst. Sicherlich musst du dir überlegen, wie du die neuen Themen priorisierst. Aber eben nicht, indem du dich sofort mit Feuereifer auf die neue Aufgabe stürzt. Sondern dir in Ruhe überlegst, wann du das Projekt bearbeiten kannst.

Eine Priorisierung hat aber noch einen schönen Nebeneffekt. Durch das konsequente Abarbeiten deiner Themen fühlst du dich zufriedener. Du kannst einzelne Projekte abschliessen, was für ein gutes Gefühl sorgt. Und du musst nie wieder mit diesem unguten Gefühl kämpfen, dass du wichtige Aufgaben übersehen oder vergessen hast.

Wie holst du das Beste aus deinen Prioritäten heraus?

Die Priorisierung ist der wichtigste Schritt, um deinen Berufsalltag erfolgreich und fokussiert zu bearbeiten. Doch nur die konsequente Bearbeitung hilft schlussendlich, die Aufgaben auch abschliessen zu können.

Wir stellen dir zwei Hilfsmittel vor, die dir dabei helfen, deinen Zielen näher zu kommen.

Deep Work

Ein schneller Blick aufs Smartphone, sich kurz ins Gespräch der Kollegen einklinken, all das lenkt uns ab, wichtige Aufgaben zu erledigen. Und genau diese Ablenkungen sollten wir vermeiden, wenn wir unsere Prioritäten-Liste erfolgreich und schnell abarbeiten wollen. Wie das gelingt? Mit der Deep Work Methode, die von Cal Newport, Professor für Computer Sciences an der Georgetown Universität, entwickelt wurde.

Wie wendet man die Deep Work Methode an?

Alles beginnt mit dem Prioritäten setzen für deinen Arbeitstag. Welche Aufgaben müssen heute dringend erledigt werden? Und wie viel Zeit benötigst du schätzungsweise dafür? Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, um die Deep Work Methode anzuwenden.

Deep Work bedeutet, dass du dich für einen bestimmten Zeitraum ganz und gar auf eine Sache konzentrierst. Du schottest dich von allen Ablenkungen ab, d.h. in diesem Zeitraum gibt es keine sozialen Interaktionen in Form von Nachrichten, Telefonaten oder Gesprächen. Das Smartphone ist tabu.

Im Prinzip wird alles, was eine Quelle der Ablenkung sein könnte, in diesem Zeitfenster aus dem Leben verbannt.

Man zieht sich wie ein Mönch in ein Kloster zurück, weshalb dies in der Deep Work Methodik auch Mönchtum Philosophie genannt wird.

Sind du mit einer so umfangreichen Aufgabe betraut, die mehr als einen Tag deiner Zeit in Anspruch nimmt, dann kannst du dich in der Regel nicht tagelang abschotten. Schaffe dir in diesen Fällen immer wieder Zeitfenster für Deep Work.

Und schaffe dir für diese einen gewissen Rhythmus und feste Zeiten. Das wird dir beim Prioritäten setzen helfen, eine Routine zu entwickeln und so schneller voll konzentriert zu sein.

Nimm dir nicht zu viel vor, sondern beginne zunächst mit 60-90 Minuten intensiver Konzentration. Diese Phasen kannst du im Laufe der Zeit auf bis zu 4 Stunden täglicher Deep Work steigern.

Die Idee, die hinter Deep Work steckt: Multitasking unterbinden!

Insbesondere bei Aufgabenstellungen, die unsere volle Konzentration erfordern, müssen wir Ablenkungen vermeiden. Denn nichts ist schlimmer als unser Gehirn aus dem Rhythmus zu bringen, wenn es gerade so richtig in Schwung kommt und mit voller Konzentration zu Werke geht. Konzentrieren und fokussieren wir uns komplett auf eine Aufgabe, erledigen wir diese schneller und in höherer Qualität. Und am Ende sind wir zufrieden, weil wir etwas geleistet haben.

Priorisierung mit der richtigen Software

Für mehr Effizienz im Büroalltag ist Software ein unverzichtbarer Helfer. Wer sich komplett analog mit Zetteln verwalten will, kommt in heutzutage schnell an seine Grenzen. Dabei kann für bestimmte Themen eine simple To-Do-Liste in Excel schon ausreichend sein, um uns beispielsweise einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen.

In einer To-Do-Liste erfassen wir neben der Aufgabe an sich alle wesentlichen Kriterien wie Deadline, Status, Verantwortlicher etc. und können nach diesen Kriterien auch filtern.

Auch Kanban-Boards sind effektive Hilfsmittel, die dir bei deiner Organisation der anstehenden Tätigkeiten helfen. In einer Software werden alle Aufgaben erfasst und mit Deadline und Status versehen. Auf deinem Kanban-Board werden die Aufgaben übersichtlich dargestellt und du kannst so, deine Prioritäten setzen.

Du siehst in einer Spalte deine neuen Aufgaben, alle in Bearbeitung befindlichen und die erledigten Themen in weiteren Spalten. Die Kanban-Boards werden dir nach der Erfassung bequem von der Software erstellt. Besonders hilfreich ist dabei, dass nicht nur die Aufgabe samt Status sofort ersichtlich ist. Auch Fortschritte oder Verzögerungen sind sichtbar.

Für bestimmte Aufgabenstellungen kann auch ein Projektmanagementtool hilfreich sein. In diesen Tools kannst du zusätzlich noch Ressourcen zuordnen und verwalten.

Prioritäten setzen mit diesen 5 Methoden

Mit einer Art Prioritätenliste fällt das Abarbeiten meist gar nicht mehr schwer. Aber nach welchen Kriterien solltest du die Priorisierung vornehmen?

Insbesondere Geschäftsführer stehen häufig vor der Herausforderung, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit für ganze Bereiche richtig zu priorisieren. Als Unternehmercoach unterstütze ich dich bei der Analyse der wichtigen Aufgaben, für deinen persönlichen und betrieblichen Erfolg.

Hier findest du nun fünf Methoden, die sich besonders bewährt haben und dir beim Prioritäten setzen helfen werden.

Getting Things Done (GTD)

Eine effiziente Bearbeitung unserer Aufgaben ist häufig Kopfsache. Wenn wir permanent unter Stress stehen und Angst haben, etwas zu vergessen, sind wir blockiert und schaffen am Ende gar nichts mehr. Die Getting Things Done Methodik (GTD) von David Allen kann hier Abhilfe schaffen.

Die Grundidee ist, Themen an einem zentralen Ort zu sammeln. Dadurch, dass sich alles an einem Ort befindet, entfällt das nervige Suchen. Und dadurch, dass alle offenen Punkte erfasst sind, verschwindet die Angst, womöglich etwas zu vergessen.

Werden auf diese Weise viele Themen gesammelt, muss in regelmässigen Abständen geprüft werden, ob die Themen noch aktuell sind oder sich aus anderen Gründen erledigt haben. Anschliessend beginnt die Bearbeitung gemäss verfügbarer Zeit und Priorität.

Die Elemente sammeln, verarbeiten, organisieren, durchsehen und erledigen, spielen also eine zentrale Rolle.

Durch diese Vorgehensweise entstehen vier Listen, die das Prioritäten setzen und die Bearbeitung der Themen erleichtern.

Auf der Aktionsliste werden nur Aufgaben vermerkt, die sofort und ohne weitere Vorarbeit erledigt werden können. Die Aufgaben sind sehr konkret, alle benötigten Ressourcen sind verfügbar.

Auf der Projektliste werden alle Projekte erfasst, deren Abarbeitung etwas komplexer ist und die nicht in einem einzelnen Arbeitsschritt erledigt werden können.

Die nächste Liste ist der Kalender. Hier werden zeitspezifische Aufgaben mit einem Zeitfenster als Termin erfasst. Am besten werden vor allem die an diesem Tag entstehenden Aufgaben mit einem Kalendereintrag versehen.

Die letzte Liste kann vor allem für Führungskräfte interessant sein. Die sog. Warten-auf-Liste enthält delegierte Aufgaben, die an Kollegen oder Mitarbeiter weitergegeben wurden. Wichtig ist bei dieser Liste, dass vermerkt wird, wann der Kollege oder Mitarbeiter liefern muss.

Was auf den ersten Blick vielleicht etwas komplex wirken mag, ist in der Praxis ein wertvoller Helfer beim Prioritäten setzen. Denn auch für kleinere Aufgaben braucht es eine strukturierte Aufgabenerfassung und ein konsequentes Abarbeiten und Nachverfolgen.

Aufgaben priorisieren mit der To-do-Liste

Eines der einfachsten Hilfsmittel beim Prioritäten setzen ist die To-Do-Liste oder offene-Punkte-Liste. Dies liegt daran, dass du schnell zu erstellen und von allen rasch verstanden werden kann. Erfasst werden vor allem die Aufgaben, wer für die Bearbeitung verantwortlich ist und wann die offenen Punkte erledigt sein sollen. Dazu können noch weitere Angaben wie benötigte Hilfsmittel, Status, Dringlichkeit etc. erfasst werden.

Schwierig werden To-Do-Listen allerdings dann, wenn die Anzahl an offenen Punkten immer stärker zunimmt und keine davon auf erledigt gesetzt werden können. Deshalb solltest du dir jeden Morgen die Zeit nehmen, deinen Tag zu planen und zu überlegen, welche Themen du abarbeiten möchtest. Damit du deinen Tag effizient angehst und abends mit einem Erfolgserlebnis beendest, empfehlen wir dir, dir die Ivy-Lee-Methode einmal genauer anzuschauen.

Die Ivy-Lee-Methode

Bei dieser Methode schreibst du sechs Aufgaben auf deine To-Do-Liste. So verlierst du nicht den Überblick und nicht die Motivation. Denn wenn zu viele Aufgaben auf der Liste stehen, dann fühlst du dich regelrecht erschlagen und möchtest mit der Arbeit kaum noch beginnen. Priorisiere die sechs Aufgaben anhand folgender Fragen:

• Welche Aufgabe ist zeitkritisch?
• Welche kann schnell erledigt werden?
• Welche Aufgaben passen thematisch zueinander?

Nach der Priorisierung beginnst du mit der ersten Aufgabe. Nutze die Deep Work Methode und lasse keine Ablenkungen zu. In der Ruhe liegt die Kraft. Wenn du die erste Aufgabe geschafft hast, dann schaue dir deine Prioritätenliste nochmals an und ändere diese gegebenenfalls. Passt die Liste noch, dann lege einfach mit der nächsten Aufgabe los.

Gönne dir Pausen, trinke einen Tee oder meditiere.

Du wirst schnell feststellen, dass sich die Zeit, die du für das Prioritäten setzen deiner offenen Punkte benötigst, schnell wieder reinholen lässt. Denn wenn du erst einmal einen Plan hast, dann arbeitest du fokussiert die Themen ab.

Prioritäten setzen mit der Eisenhower Matrix

Wichtigkeit und Dringlichkeit sind die wichtigsten Kriterien, wenn es darum geht zu priorisieren. Das hat schon der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower erkannt und deshalb eine Matrix erfunden, nach deren Prinzipien er seine offenen Punkte abgearbeitet hat.

Die Idee ist recht simpel und vermutlich deshalb so wirkungsvoll. Eisenhower hat beim Prioritäten setzen seine Aufgaben in A, B, C und D Projekte eingeteilt, um die dringenden Aufgaben herauszufiltern. Dieses Prinzip wird oftmals auch bei der Kundenbetreuung angewendet. Aufgaben der Kategorie A sind dringend und wichtig.

Zwei Fragen helfen dabei, die Aufgaben dieser Kategorie zuzuordnen:

• Welche Konsequenzen ergeben sich, wenn die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erledigt wird?
• Kann jemand anders die Aufgabe übernehmen?

Je nach Antwort ergeben sich Wichtigkeit und Dringlichkeit ganz von selbst.

Kategorie B steht für wichtig, aber nicht dringend. Hier sind meist langfristige Aufgabenpakete zu finden, die zwar von hoher Bedeutung für dein Unternehmen sind, aber nicht sofort angegangen werden müssen. Leider sind die B-Aufgaben oft auch diejenigen, die immer wieder geschoben werden.

C, das sind alle Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Typisches Beispiel sind Arbeitszeugnisse. Diese müssen zwingend und dringend erledigt werden, sind aber für das Unternehmen nicht wichtig.

Und dann gibt es noch die D-Themen, die nicht dringend und nicht wichtig sind. Die können dann getrost auch mal in den Papierkorb verschoben werden.

Kanban

Kanban ist eine so besonders effektive Methode, weil sie voll auf Visualisierung setzt. Das Wort Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt so viel wie Karte. Kanban bietet damit eine Übersicht, die mittlerweile in vielen Unternehmen angewendet und sehr geschätzt wird.

Wie funktioniert die Kanban Methode?

Aufgaben werden im Kanban auf Karten geschrieben und auf dem Kanban-Board visualisiert. Dies kann beispielsweise auf einem Whiteboard in einer Produktionshalle sein oder software-unterstützt. Mit der Kanban Methode wird das Prinzip von Post-It-Zettelchen verwendet.

Die Aufgaben werden virtuell oder manuell auf den Zetteln erfasst. Ursprünglich entwickelt wurde die Methode, um Produktionsabläufe zu verbessern. Deshalb wurden die Zettel einem Produktionsschritt zugeordnet und der weitere Ablauf konnte am Board visualisiert werden.

Prioritäten setzen kannst du mit Kanban auch: Die Visualisierung unterscheidet sich allerdings ein wenig. Denn die Aufgaben werden nicht den Prozessschritten zugeordnet, sondern den einzelnen Stati. So ist visuell sofort ersichtlich, welche Aufgaben bearbeitet werden, welche sich verzögern und welche erledigt wurden. Beliebt ist die Methode vor allem auch in agilen oder Scrum-Projekten.

Mit dem Tagesfokus die Arbeit priorisieren

Oft stehen wir uns bei der effizienten Bearbeitung unserer Themen selbst im Weg. Das hängt damit zusammen, dass wir uns leicht ablenken lassen. Und uns manchmal selbst blockieren, wenn uns alles etwas über den Kopf wächst. Das können wir vermeiden, indem wir uns stärker fokussieren und es schaffen, Störungen auszublenden. Ganz im Sinne der Deep Work-Methode also.

Oft kann es hilfreich sein, sich nur eine Aufgabe vorzunehmen und diese dann konsequent zu bearbeiten. Das hilft uns dabei, fokussiert zu bleiben und Ablenkungen zu vermeiden.
Du könntest dir zum Beispiel morgens einen Tee aufgiessen, 5 Minuten meditieren und festlegen, was für dich am heutigen Tag die wichtigste Aufgabe ist, auf die du dich voll und ganz konzentrieren willst.

Es ist wichtig, den Tag zu planen und beim Prioritäten setzen achtsam zu sein. Denn wie wir in den Tag starten, begleitet uns oft bis in den Abend. Erscheinen wir gehetzt auf der Arbeit, zieht sich das durch den Tag. Für einen erfolgreichen Tag empfiehlt es sich, gewisse Rituale zu pflegen. Eine regelmässig gleichbleibende Abfolge hilft, schneller zu fokussieren.

Schaffe dir also eine Routine, weil sich ähnelnde Abläufe ohne grosse kognitive Anstrengung erledigen lassen.

Und mit einer Morgenroutine gelingt der Start in den Tag.

Beginne deinen Tag mit einer positiven Routine, egal für welche Methode zum Prioritäten setzen du dich entscheidest.

Was hilft dir beim Prioritäten setzen? Bitte hinterlasse einen Kommentar – Danke!

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Grigor Nussbaumer

Seit 2002 Geschäftsführer bei Mental Power Int. GmbH

Hallo, ich bin Grigor Nussbaumer, dein Wegbereiter zu unternehmerischer Exzellenz.

Mein Ziel ist es, Selbstständige und UnternehmerInnen mit bewährten Strategien und individueller Beratung zu befähigen, nachhaltige, gewinnbringende Unternehmen zu gestalten.

Ich bin Autor, Coach, Seminarleiter, sowie Gründer und Institutsleiter der Mental Power Int. GmbH mit Sitz in der Schweiz.

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