Zeitmanagement: 5 Top-Methoden plus 7-Punkte-Checkliste

Mit der richtigen Methode zum perfekten Zeitmanagement?

Ein perfektes Zeitmanagement ist das A und O im privaten und beruflichen Alltag. Um nicht unterzugehen im Job oder zu Hause, müssen Sie das persönliche Chaos möglichst sinnvoll strukturieren. Das klingt im ersten Moment schwer, ist es aber nicht!

Am Ende des Tages werden Sie sehen, dass Sie sehr viel entspannter und vor allem schneller sind, wenn Sie Ihre Zeit im Büro oder zu Hause managen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen die bekanntesten Methoden und Sie erhalten hilfreiche Tipps für besseres Zeitmanagement. Aber lassen Sie uns zunächst die Grundlagen klären.

Gutes Zeitmanagement: Was heisst das überhaupt und was bringt es?

Beim guten Managen der Zeit kommt es vor allem darauf an, dass Sie Ihre Pläne und Aufgaben konsequent und ergebnisorientiert umsetzen.

Das Ziel liegt auf der Hand:

Sie nutzen die Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, absolut sinnvoll und optimal.

So erledigen Sie Ihre Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch besser.

Vorteile, wenn Sie Ihre Zeit richtig nutzen:

• Besseren Überblick über alle anstehenden Arbeiten
• Nichts Wichtiges vergessen
• Stress abbauen und vor allem vermeiden
• Mehr Freiraum für Kreativität und wichtige Aufgaben
• Bessere Erreichung von persönlichen und beruflichen Zielen
• Mehr freie Zeit und erfüllendere Freizeitgestaltung

Wichtig dabei ist, dass Sie klare Prioritäten setzen. Dinge, die dringend erledigt werden müssen, sollten ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Alle anfallenden Aufgaben sollten effizient geplant, durchgeführt und kontrolliert werden. So nutzen Sie Ihre vorhandene Zeit optimal und kommen in keiner Lebenslage ins Straucheln.

Aufschieben führt zu Stress

Die Devise „Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ zählt beim guten Zeitmanagement nicht immer. Es gibt durchaus Dinge, die bis morgen warten können. Sicherlich ist es nicht sinnvoll kurz vor Feierabend, den riesigen Stapel an Papieren noch abzuheften oder ein wichtiges Gespräch mit Ihrem Geschäftspartner zu führen. Das Papier kann getrost noch einen Tag länger liegen bleiben und das Gespräch mit Ihrem Geschäftspartner sollten Sie lieber auf morgens verschieben.

Optimal ist es aber, wenn Sie beispielsweise ein tagesaktuelles Angebot an einen wichtigen Kunden fertigstellen, weil es absolut dringend erledigt werden muss. Ansonsten gehen Sie mit einem schlechten Gewissen nach Hause, was langfristig zu grossem emotionalem Stress führt.

Sie wollen mehr Zeit haben

Zeit ist das höchste Gut in einer von Wandel und Fortschritt geprägten (Arbeits-)Welt. Mehr Zeit für die wichtigen Dinge bekommen Sie durch klare Strukturen, Routinen und hervorragende Zeitmanagementmethoden.

Das perfekte Zeitmanagement: in drei Tagen alles vom Tisch

Es gibt viele Zeitmanagementmethoden, mit denen Sie Ihre gewünschten Ziele erreichen. Bevor wir uns die einzelnen Methoden genauer anschauen, gilt es noch eine wichtige Regel zu beachten.

Egal, für welche Methode des Zeitmanagements Sie sich entscheiden, achten Sie bitte darauf, dass Sie möglichst in drei Tagen alles erledigt bzw. zumindest begonnen haben, was auf Ihrer Agenda steht. Die sogenannte 72-Stunden-Regel besagt: 

99 Prozent aller Aufgaben und Pläne, welche Sie nicht im Zeitraum von 72 Stunden starten oder verbindlich terminieren, setzen Sie in der Regel auch nicht um.

Dabei ist es völlig egal, ob es sich um private oder berufliche Dinge handelt:

• Sie wollen endlich nach Ihrem Biorhythmus leben?
• Sie wollen aufhören zu rauchen?
• Sie wollen abnehmen?
• Sie wollen ein wichtiges Projekt anstossen?
• Sie wollen effektiver arbeiten?

Dann warten Sie nicht, sondern fangen Sie innerhalb der nächsten 72 Stunden damit an. Denn bald schlägt der Wille wieder um und alle guten Vorsätze sind vergessen.

Der US-amerikanische Ökonom Peter Ferdinand Drucker gilt als Pionier der modernen Managementlehre. Seine Werke sind klare Wegweiser für den persönlichen Erfolg. Er sagt:

„Was alle Erfolgreichen miteinander verbindet, ist die Fähigkeit, den Graben zwischen Entschluss und Ausführung äusserst schmal zu halten.“

Kurzum: Handeln Sie jetzt, damit Sie Erfolg haben. Warten Sie nicht, sondern setzen Sie ihre Pläne und Aufgaben in die Tat um.

Die folgende Checkliste für besseres Zeitmanagement kann Ihnen dabei wertvolle Dienste leisten:

Welche Zeitmanagementmethoden gibt es eigentlich?

Sie wollen mehr schaffen, aber dafür weniger Stunden am Tag arbeiten? Mit den richtigen Methoden ist das durchaus möglich. Um einen Überblick über mögliche Zeitmanagement Methoden zu bekommen, finden Sie hier eine kurze Übersicht. Letztlich entscheiden Sie, welche Arbeitsweise zu Ihnen passt.

Eat the Frog

Eigentlich schiebt man die unangenehmen Aufgaben immer ganz weit nach hinten. Wenn möglich, gibt man sie am allerliebsten ab und delegiert sie mit guten Argumenten an den Kollegen oder die Angestellten. Die „Eat-the-Frog-Methode“ allerdings besagt, dass Sie diese Aufgabe gleich zu Beginn des Tages erledigen, weil das der „Job“ ist, der Ihnen am schwersten fällt.

Der Grund dahinter ist recht simpel:

Morgens ist Ihr Gehirn noch fit.

Konzentration, Energie und vor allem auch Motivation sind noch auf dem Höhepunkt. Und wenn Sie den Berg erstmal bestiegen haben, dann wird der restliche Weg des Tages automatisch leichter werden.

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip geht, wie der Name vermuten lässt, auf den amerikanischen General und späteren US-Präsident Dwight D. Eisenhower zurück. Seine Methode dient der richtigen Priorisierung von Aufgaben, ist simpel und funktioniert erstaunlich gut.

Dabei erstellen Sie ein bestimmtes Cluster, das sich in insgesamt vier Quadranten aufteilt. Hier müssen Sie entscheiden, welche Aufgaben wichtig oder unwichtig bzw. dringend oder nicht dringend sind. Dieses Prinzip ist eine hervorragende Methode im Bereich des Aufgabenmanagements.

Teilen Sie Ihre Aufgaben in die vier Quadranten ein:

A-Aufgaben

Diese Aufgaben sind naturgemäss die wichtigsten und dringendsten. Sie sollten deshalb zuerst in Angriff genommen werden.

Tipp: Fragen Sie sich zuerst, ob diese überhaupt Ihre Aufgaben sind! Warum landen sie immer wieder bei Ihnen? Wie könnten Sie die Ursachen ändern, damit die A-Aufgaben abnehmen?

Z.B. könnten Sie die Abläufe im Betrieb optimieren oder Ihre Mitarbeitenden besser schulen, damit diese in Zukunft die Aufgaben gleich selbst erledigen können.

Ihr Ziel muss es sein, möglichst wenige A-Aufgaben erledigen zu müssen.

B-Aufgaben

Hier ist Ihre wichtigste Arbeitszone! In diesem Bereich sollten Sie sich die meiste Zeit aufhalten, da Sie Ihre Aufgaben und Termine im Griff haben und rechtzeitig agieren, statt nur zu reagieren.

C-Aufgaben

In diesem Bereich steckt sehr viel Potenzial, gerade wenn Sie sich in einer Führungsrolle befinden. Ich erlebe es immer wieder, dass Unternehmer nicht richtig delegieren können. Sie glauben alles selber machen zu müssen, da die Anderen nicht fähig genug sind und nur Fehler machen. Dies ist jedoch das falsche Mindset!

Es ist in Ihrer Verantwortung, die besten Mitarbeitenden zu finden, richtig anzuleiten und ihnen wichtige Aufgaben zu übertragen.

Wenn Sie Einzelunternehmer sind, gilt dies für die Einbindung von Externen in Ihre Abläufe. Arbeiten Sie nur mit den Besten zusammen und vergeben Sie klare Aufträge mit Zielen.

Was ist mit den „Nicht tun“-Aufgaben?

Diesen Bereich nenne ich auch die D-Aufgaben. Mit „D“ können Sie „Delete“, also „Löschen“ verknüpfen.

Doch nicht immer funktioniert dies und Sie wollen die Aufgabe, bzw. die Unterlage, nicht einfach vernichten. Dazu bieten sich zwei Alternativen an:

1. Stapeln: Sie bilden einen nach oben begrenzten Stapel. Ist die maximale Höhe erreicht, greifen Sie beherzt den unteren Drittel und werfen ihn fort. Dies ist meist nach 2-3 Monaten nötig und bedeutet, dass Sie diese Unterlagen nicht mehr brauchen. Alle anderen haben Sie ja bereits aus dem Haufen entfernt und verwertet.
2. Ablegen: Erscheint Ihnen die Unterlage als wertvoll, legen Sie sie in einer strukturierten Ablage ab. Sie können dies physisch oder digital, mittels einscannen, tun. Wichtig: Keine weiteren Stapel bilden!

SMART-Methode

Die SMART-Methode gliedert sich in fünf Kriterien:

• S – für Spezifisch
• M – für Messbar
• A für Aktiv und Akzeptiert
• R für Realistisch
• T für Terminierbar.

Die Kriterien sind wichtig, damit Sie Ihr Ziel genauer formulieren und umsetzen können. Schauen Sie dabei genau hin und legen Sie Ihr Ziel exakt fest. Fragen Sie sich, was Sie bis wann erreichen wollen, formulieren Sie genau, was Sie möchten und wie es beim Gegenüber ankommen soll.

Formulieren Sie Ihre Ziele so konkret und spezifisch wie möglich!

Bestimmen Sie qualitative und quantitative Messgrössen. Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das Ziel umzusetzen. Seien Sie realistisch und legen Sie fest, ob die Aufgabe zeitlich und finanziell machbar ist. Und ganz wichtig: Legen Sie fest, was bis wann erledigt sein muss.

Erfolgreiche Unternehmerinnen und Unternehmer setzen nach wie vor auf die SMART-Methode, obwohl sie bei dem Meer an Methoden bei vielen schon in Vergessenheit gerät. Effektiv ist sie dennoch, weil sie sehr realitätsnah und mit ein wenig Übung gut umzusetzen ist.

Die ALPEN-Methode

Das Ziel der ALPEN-Methode ist recht einfach: In fünf simplen Arbeitsschritten kommen Sie zu einem gut organisierten Tagesplan.

1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
2. Länge schätzen
3. Pufferzeiten einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle

Definieren Sie zunächst Ihre Aufgaben, die Sie am besten so wie es Ihnen gerade einfällt auf einer To-do-Liste niederschreiben. Verschaffen Sie sich nun einen Überblick, wie lange Sie in etwa für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe benötigen werden. Planen Sie hierfür niemals zu wenig Zeit ein, sondern legen Sie Dauer realistisch fest. Wenn es Fixtermine geben sollte, dann notieren Sie sich auf jeden Fall Datum und Uhrzeit, damit nichts vergessen wird. Prüfen Sie anschliessend, ob das Pensum, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben, zu schaffen ist.

Die ALPEN-Methode sieht zudem vor, dass Sie Pufferzeiten einplanen, weil Ablenkungen, Verzögerungen und Unterbrechungen während des Arbeitstages kaum vermeidbar sind. Von daher bietet es sich an, ausreichend Zeit in Reserve zu haben, damit die Tagesplanung erfolgreich umgesetzt werden kann.

Entscheiden Sie nun, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen, welche Sie eventuell an andere Mitarbeiter delegieren, welche Arbeiten noch Zeit haben und welche vielleicht sogar überflüssig sind. Das heisst, setzen Sie Prioritäten.

Am Ende des Tages vergessen Sie nicht nachzukontrollieren, was erledigt wurde, um gut vorbereitet zu sein für den nächsten Tag. Fragen Sie sich, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben. Prüfen Sie, welche Aufgaben Sie nicht geschafft haben und warum Sie diese nicht erledigt haben. Und schauen Sie nach, ob der gegebene Zeitrahmen gut geplant war. All das dient dazu, Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

Zeitflussanalyse – identifizieren Sie Zeitfresser

Die Zeitflussanalyse hat zum Ziel, die eigene Produktivität zu steigern. Hierfür muss man genau hinschauen, wer einem die Zeit raubt und somit dafür sorgt, dass die Aufgaben nicht in der gewünschten Zeit erledigt werden.

Die sogenannten Zeitdiebe sind eigentlich recht offensichtlich, aber nicht immer bemerkt man diese auf den ersten Blick. Eines der grössten Zeitfresser in der heutigen Gesellschaft und ungeschlagen auf Platz Nummer 1 ist das Smartphone, das sich über den Tag hinweg ständig bemerkbar macht und somit jedes Mal die Konzentration stört. Wenn Sie Ihrem Smartphone weniger Aufmerksamkeit schenken, werden Sie merken, dass Ihr Arbeitsverhalten wesentlich effektiver wird und Sie mehr Zeit zurückgewinnen.

Zeitdiebe sind aber auch:

• E-Mails
• Zeitaufwendige Anrufe
• Oder der unterhaltsame Kollege

Jeder weiss am besten, was einem die Zeit raubt. Schauen Sie für mindestens eine Woche genauer hin und stellen Sie fest, was exakt Ihnen die Zeit raubt. Sie können Ihre Ergebnisse auch gerne niederschreiben, um zu schauen, wo es bei Ihnen hakt. Diese Methode an sich benötigt sehr geringen Aufwand, bringt aber wesentlich mehr Zeit, sofern die äusserlichen Faktoren abgestellt werden. Dies ist aber nicht immer beeinflussbar.

Die Pomodoro-Methode

Der Namensgeber der sogenannten Pomodoro-Technik ist eigentlich eine kleine Küchenuhr, die in jede Hosentasche passt. Es handelt sich hier um eine weitere sehr effektive Methode, mit der Sie Ihre Zeit ausgezeichnet managen können.

Der Kern der Sache liegt in der Arbeitsmethodik:

1. Formulieren Sie alle Aufgaben zunächst schriftlich.
2. Nehmen Sie sich dann einen Wecker zur Hand und stellen Sie diesen auf 25 Minuten ein. Setzen Sie sich unbedingt zum Ziel, dass Sie 25 Minuten ganz konzentriert arbeiten, bis der Wecker klingelt.
3. Vergessen Sie nicht, anschliessend eine kurze Pause von fünf Minuten einzulegen bis Sie Ihre Arbeit dann wieder fortsetzen.
4. Gliedern Sie Ihre Arbeitsweise in insgesamt vier Pomodoro-Einheiten und gönnen Sie sich dann eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Der Sinn dieser Methode liegt darin, die Konzentration aufrecht zu erhalten, indem Sie viele kleine Pausen in kurzen Abständen einbauen. Das steigert die Effektivität der Arbeit.

Machen Sie also unbedingt nach 25 Minuten Arbeit eine Pause. Unterbrechen Sie notfalls die Aufgabe und setzen Sie sie nach einer kurzen Pause wieder fort. Sie können entscheiden, was Sie in dieser Pause machen. Sie können kurz raus vor die Tür gehen, etwas trinken oder eine Kleinigkeit essen. Vermeiden Sie es sich in der Erholungszeit mit Ihrem Handy oder anderen Medien zu beschäftigen, damit Sie auch Ihren Augen eine Pause gönnen können.

Sie können auch selbst entscheiden, in welchen Intervallen Sie arbeiten. Die Arbeitszeit kann auch entsprechend länger sein als 25 Minuten, achten Sie dann aber darauf, dass Sie auch eine längere Pause einplanen.

Wenn Sie noch wenig Erfahrung mit Zeitmanagement-Methoden haben, dann eignet sich die Pomodoro-Technik ganz hervorragend zum Einstieg, damit Sie sich auf diesem Gebiet persönlich weiterentwickeln können. Zudem ist sie einfach umzusetzen und dennoch sehr effektiv. Gerade kleinere Projekte lassen sich hiermit sehr gut managen.

60-60-30 Methode

Eine weitere interessante Methode ist die 60-60-30-Methode. Sie ähnelt der Pomodoro-Technik, weil diese Methode ebenfalls darauf abzielt, dass Arbeit und Entspannung sich abwechseln, um sowohl die Effektivität als auch die Konzentration auf dem höchsten Level zu halten.

Kurz zur Erklärung dieser Arbeitsweise: Arbeiten Sie in der ersten Phase konzentriert 55 Minuten am Stück und legen Sie Ihren Fokus auf das Wesentliche. Legen Sie dann eine kurze Pause von fünf Minuten ein. Schauen Sie vorab genau hin, mit welcher Aufgabe Sie beginnen wollen. Welche Aufgabe für Sie die Wichtigste für diesen Tag ist, können Sie beispielsweise mit der Eisenhower oder ABC-Methode festlegen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Umfeld Sie nicht von dieser Arbeit ablenkt. Weder Ihre Kollegen noch Ihre Familie noch Ihr Smartphone sollten Sie in dieser Phase stören, damit Sie Ihr gesetztes Ziel schnellstmöglich erreichen.

Sie haben bei dieser Methode mehre Blöcke, auf die Sie sich festlegen. 60-60-30 heisst kurz gesagt, dass Sie zunächst 55 Minuten arbeiten, dann fünf Minuten Pause machen. Setzen Sie dann für 60 Minuten Ihre Aufgabe fort und legen Sie nach dem zweiten Block eine Erholungszeit von 30 Minuten ein. In dieser Pause können Sie schauen, was Sie machen, um Ihren Körper wieder herunterzufahren. Essen, meditieren, ein wenig Sport treiben oder vielleicht ein kleiner Spaziergang kann Ihnen helfen, sich wieder auf das maximale Konzentrationslevel zu bringen.

Einfache Tipps, um besseres Zeitmanagement zu lernen

Nachdem Sie nun die zahlreichen Methoden zum Zeitmanagement kennengelernt haben, möchte ich Ihnen gerne noch ein paar grundlegende Tipps an die Hand geben.

1. Legen Sie fest, bis wann Sie welche Aufgabe erledigen

Sie kennen bestimmt auch diese Tage, in denen Sie einfach nicht so richtig in die Gänge kommen. Die Uhr tickt, es wird immer später, aber es geht einfach nicht voran.

Setzen Sie sich Ihr persönliches Zeitziel. Fragen Sie sich, bis wann an diesem Tag Sie Ihre Aufgabe erledigt haben wollen. Klingt zunächst sehr stressig, ist es aber in der Tat nicht! Ein Limit legt fest, dass Sie Ihre Aufgabe innerhalb eines gewissen Zeitraums abarbeiten. Somit gehen Sie dann auch mit Tatendrang an die Sache ran.

2. Planen Sie Pausen ein

Egal, für welche der vielen Methoden Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass Sie ausreichend Pausen einplanen. Bei manchen Methoden sind die Pausen mit vorgegeben und dies aus einem guten Grund:

Wer nur arbeitet und sich keine Luft zum Durchatmen lässt, ist auf lange Sicht nicht effektiv.

Sie werden schnell merken, dass durchpowern nichts bringt, ausser sehr viel Müdigkeit und einen hohen Stresslevel. Erholungszeit hingegen schafft es, Ihren Körper wieder „hochzufahren“ und Ihre Konzentration zu steigern. Aber letztlich kennen Sie Ihren Körper am besten und wissen, wann Sie eine kurze Auszeit brauchen. Denn um wirklich gut arbeiten zu können, braucht es ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Erholung.

3. Wer schreibt, der bleibt!

Damit Sie wichtige Dinge nicht vergessen, empfiehlt es sich grundsätzlich die Dinge aufzuschreiben. Führen Sie einen Kalender, entwerfen Sie einen Zeitplan, legen Sie eine To-do-Liste an oder machen Sie von anderen Hilfsmitteln Gebrauch, die Ihnen als Gedächtnisstütze helfen. Gerade bei einer To-do-Liste macht es richtig viel Spass, wenn Sie einen Punkt nach dem anderen durchstreichen können, weil er erledigt ist.

Ich persönlich nutze inzwischen für die Struktur meiner Notizen OneNote von Microsoft. Alternativ setzen Kunden von mir auch Evernote ein. Natürlich können Sie auch Notizen von Hand niederschreiben, aber meine Erfahrung zeigt, dass gerade wenn es um sehr viele und unterschiedliche Themen geht, dies auch schnell unübersichtlich wird.

4. Zeitmanagement in den eigenen vier Wänden

Wenn Sie im Büro zwar super strukturiert sind, zu Hause aber schnell aus dem Gleichgewicht kommen, dann organisieren Sie am besten auch den privaten Alltag. Ein gutes Zeitmanagement empfiehlt sich nämlich auch für die privaten Erledigungen. Ein wenig mehr Struktur im Alltag kann auch im Beruf Wunder bewirken. Schauen Sie auch hier, welche Aufgaben Ihnen wichtig und dringend sind. Welche Aufgaben müssen Sie selbst erledigen, welche können Sie delegieren?

Sehen Sie auch zu Hause davon ab, schwierige und wichtige Aufgaben ganz nach hinten zu schieben, weil auch daheim gilt die 72-Stunden-Regel. Legen Sie Ihr persönliches Ziel fest, machen Sie Pausen und schauen Sie am Ende des Tages, ob Ihr Plan aufgegangen ist.

Was hilft Ihnen im Zeitmanagement? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar – Danke!

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Grigor Nussbaumer

Seit 2002 Geschäftsführer bei Mental Power Int. GmbH

Ich bin Autor, Coach, Seminarleiter, sowie Gründer und Institutsleiter der Mental Power Int. GmbH mit Sitz in der Schweiz.

Durch den frühen Tod meines Vaters und traumatische Erlebnisse in meiner Kinder- und Jugendzeit entdeckte ich die spirituelle Welt – dies war meine Rettung! Denn diese Erlebnisse brachten mich zur Meditation und zu Mental- und Bewusstseinstrainings.

Mit Büchern, Autorenbeiträgen, MP3-Downloads, Vorträgen, Seminaren und Ausbildungen begleiten ich und meine Mitarbeiter tausende Menschen voller Leidenschaft und Freude.

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