Zeitmanagement: 5 Top-Methoden plus 7-Punkte-Checkliste

Mit der richtigen Methode zum perfekten Zeitmanagement?

Ein perfektes Zeitmanagement ist das A und O im privaten und beruflichen Alltag. Um nicht unterzugehen im Job oder zu Hause, musst du das persönliche Chaos möglichst sinnvoll strukturieren. Das klingt im ersten Moment schwer, ist es aber nicht!

Am Ende des Tages wirst du sehen, dass du sehr viel entspannter und vor allem schneller bist, wenn du deine Zeit im Büro oder zu Hause managst. In diesem Beitrag zeige ich dir die bekanntesten Methoden und du erhältst hilfreiche Tipps für besseres Zeitmanagement. Aber lass uns zunächst die Grundlagen klären.

Gutes Zeitmanagement: Was heisst das überhaupt und was bringt es?

Beim guten Managen der Zeit kommt es vor allem darauf an, dass du deine Pläne und Aufgaben konsequent und ergebnisorientiert umsetzt.

Das Ziel liegt auf der Hand:

Du nutzt die Zeit, die dir zur Verfügung steht, absolut sinnvoll und optimal.

So erledigst du deine Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch besser.

Vorteile, wenn du deine Zeit richtig nutzt:

• Besseren Überblick über alle anstehenden Arbeiten
• Nichts Wichtiges vergessen
• Stress abbauen und vor allem vermeiden
• Mehr Freiraum für Kreativität und wichtige Aufgaben
• Bessere Erreichung von persönlichen und beruflichen Zielen
• Mehr freie Zeit und erfüllendere Freizeitgestaltung

Wichtig dabei ist, dass du klare Prioritäten setzt. Dinge, die dringend erledigt werden müssen, sollten ganz oben auf deiner Liste stehen. Alle anfallenden Aufgaben sollten effizient geplant, durchgeführt und kontrolliert werden. So nutzt du deine vorhandene Zeit optimal und kommst in keiner Lebenslage ins Straucheln.

Aufschieben führt zu Stress

Die Devise „Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ zählt beim guten Zeitmanagement nicht immer.

Es gibt durchaus Dinge, die bis morgen warten können. Sicherlich ist es nicht sinnvoll kurz vor Feierabend, den riesigen Stapel an Papieren noch abzuheften oder ein wichtiges Gespräch mit deinem Geschäftspartner zu führen.

Das Papier kann getrost noch einen Tag länger liegen bleiben und das Gespräch mit deinem Geschäftspartner solltest du lieber auf morgens verschieben.

Optimal ist es aber, wenn du beispielsweise ein tagesaktuelles Angebot an einen wichtigen Kunden fertigstellst, weil es absolut dringend erledigt werden muss. Ansonsten gehst du mit einem schlechten Gewissen nach Hause, was langfristig zu grossem emotionalem Stress führt.

Du willst mehr Zeit haben

Zeit ist das höchste Gut in einer von Wandel und Fortschritt geprägten (Arbeits-)Welt. Mehr Zeit für die wichtigen Dinge bekommst du durch klare Strukturen, Routinen und hervorragende Zeitmanagementmethoden.

Das perfekte Zeitmanagement: in drei Tagen alles vom Tisch

Es gibt viele Zeitmanagementmethoden, mit denen du deine gewünschten Ziele erreichen kannst. Bevor wir uns die einzelnen Methoden genauer anschauen, gilt es noch eine wichtige Regel zu beachten.

Egal, für welche Methode des Zeitmanagements du dich entscheidest, achte bitte darauf, dass du möglichst in drei Tagen alles erledigst bzw. zumindest begonnen hast, was auf deiner Agenda steht. Die sogenannte 72-Stunden-Regel besagt:

99 Prozent aller Aufgaben und Pläne, welche du nicht im Zeitraum von 72 Stunden startest oder verbindlich terminierst, setzt du in der Regel auch nicht um.

Dabei ist es völlig egal, ob es sich um private oder berufliche Dinge handelt:

• Du willst endlich nach deinem Biorhythmus leben?
• Du willst aufhören zu rauchen?
• Du willst abnehmen?
• Du willst ein wichtiges Projekt anstossen?
• Du willst effektiver arbeiten?

Dann warte nicht, sondern fang innerhalb der nächsten 72 Stunden damit an. Denn bald schlägt der Wille wieder um und alle guten Vorsätze sind vergessen.

Der US-amerikanische Ökonom Peter Ferdinand Drucker gilt als Pionier der modernen Managementlehre. Seine Werke sind klare Wegweiser für den persönlichen Erfolg. Er sagt:

„Was alle Erfolgreichen miteinander verbindet, ist die Fähigkeit, den Graben zwischen Entschluss und Ausführung äusserst schmal zu halten.“

Kurzum: Handle jetzt, damit du Erfolg hast. Warte nicht, sondern setze deine Pläne und Aufgaben in die Tat um.

Die folgende Checkliste für besseres Zeitmanagement kann dir dabei wertvolle Dienste leisten:

Welche Zeitmanagementmethoden gibt es eigentlich?

Du willst mehr schaffen, aber dafür weniger Stunden am Tag arbeiten? Mit den richtigen Methoden ist das durchaus möglich. Um einen Überblick über mögliche Zeitmanagement Methoden zu bekommen, findest du hier eine kurze Übersicht. Letztlich entscheidest du, welche Arbeitsweise zu dir passt.

Eat the Frog

Eigentlich schiebt man die unangenehmen Aufgaben immer ganz weit nach hinten. Wenn möglich, gibt man sie am allerliebsten ab und delegiert sie mit guten Argumenten an den Kollegen oder die Angestellten. Die „Eat-the-Frog-Methode“ allerdings besagt, dass du diese Aufgabe gleich zu Beginn des Tages erledigst, weil das der „Job“ ist, der dir am schwersten fällt.

Der Grund dahinter ist recht simpel:

Morgens ist dein Gehirn noch fit.

Konzentration, Energie und vor allem auch Motivation sind noch auf dem Höhepunkt. Und wenn du den Berg erstmal bestiegen hast, dann wird der restliche Weg des Tages automatisch leichter werden.

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip geht, wie der Name vermuten lässt, auf den amerikanischen General und späteren US-Präsident Dwight D. Eisenhower zurück. Seine Methode dient der richtigen Priorisierung von Aufgaben, ist simpel und funktioniert erstaunlich gut.

Dabei erstellst du ein bestimmtes Cluster, das sich in insgesamt vier Quadranten aufteilt. Hier musst du entscheiden, welche Aufgaben wichtig oder unwichtig bzw. dringend oder nicht dringend sind. Dieses Prinzip ist eine hervorragende Methode im Bereich des Aufgabenmanagements.

Teile deine Aufgaben in die vier Quadranten ein:

A-Aufgaben

Diese Aufgaben sind naturgemäss die wichtigsten und dringendsten. Du solltest deshalb zuerst in Angriff nehmen.

Tipp: Frage dich zuerst, ob diese überhaupt deine Aufgaben sind! Warum landen sie immer wieder bei dir? Wie könntest du die Ursachen ändern, damit die A-Aufgaben abnehmen?

Zum Beispiel könntest du die Abläufe im Betrieb optimieren oder deine Mitarbeitenden besser schulen, damit diese in Zukunft die Aufgaben gleich selbst erledigen können.

Dein Ziel muss es sein, möglichst wenige A-Aufgaben erledigen zu müssen.

B-Aufgaben

Hier ist deine wichtigste Arbeitszone! In diesem Bereich solltest du dich die meiste Zeit aufhalten, da du deine Aufgaben und Termine im Griff hast und rechtzeitig agierst, statt nur zu reagieren.

C-Aufgaben

In diesem Bereich steckt sehr viel Potenzial, gerade wenn du dich in einer Führungsrolle befindest. Ich erlebe es immer wieder, dass Unternehmer nicht richtig delegieren können. Sie glauben alles selber machen zu müssen, da die Anderen nicht fähig genug sind und nur Fehler machen. Dies ist jedoch das falsche Mindset!

Es liegt in deiner Verantwortung, die besten Mitarbeitenden zu finden, richtig anzuleiten und ihnen wichtige Aufgaben zu übertragen.

Wenn du Einzelunternehmer bist, gilt dies für die Einbindung von Externen in deine Abläufe. Arbeite nur mit den Besten zusammen und vergib klare Aufträge mit Zielen.

Was ist mit den „Nicht tun“-Aufgaben?

Diesen Bereich nenne ich auch die D-Aufgaben. Mit „D“ kannst du „Delete“, also „Löschen“ verknüpfen.

Doch nicht immer funktioniert dies und du willst die Aufgabe, bzw. die Unterlage, nicht einfach vernichten. Dazu bieten sich zwei Alternativen an:

1. Stapeln: Du bildest einen nach oben begrenzten Stapel. Ist die maximale Höhe erreicht, greifst du beherzt den unteren Drittel und wirfst ihn fort. Dies ist meist nach 2-3 Monaten nötig und bedeutet, dass du diese Unterlagen nicht mehr brauchst. Alle anderen hast du ja bereits aus dem Haufen entfernt und verwertet.
2. Ablegen: Erscheint dir die Unterlage als wertvoll, lege sie in einer strukturierten Ablage ab. Du kannst dies physisch oder digital, mittels einscannen, tun. Wichtig: Keine weiteren Stapel bilden!

SMART-Methode

Die SMART-Methode gliedert sich in fünf Kriterien:

• S – für Spezifisch
• M – für Messbar
• A für Aktiv und Akzeptiert
• R für Realistisch
• T für Terminierbar.

Die Kriterien sind wichtig, damit du dein Ziel genauer formulieren und umsetzen kannst. Schaue dabei genau hin und lege dein Ziel exakt fest. Frage dich, was du bis wann erreichen willst, formuliere genau, was du möchtest und wie es beim Gegenüber ankommen soll.

Formuliere deine Ziele so konkret und spezifisch wie möglich!

Bestimme qualitative und quantitative Messgrössen. Plane so, dass du auch Lust hast, das Ziel umzusetzen. Sei realistisch und lege fest, ob die Aufgabe zeitlich und finanziell machbar ist. Und ganz wichtig: Lege fest, was bis wann erledigt sein muss.

Erfolgreiche Unternehmerinnen und Unternehmer setzen nach wie vor auf die SMART-Methode, obwohl sie bei dem Meer an Methoden bei vielen schon in Vergessenheit gerät. Effektiv ist sie dennoch, weil sie sehr realitätsnah und mit ein wenig Übung gut umzusetzen ist.

Die ALPEN-Methode

Das Ziel der ALPEN-Methode ist recht einfach: In fünf simplen Arbeitsschritten kommst du zu einem gut organisierten Tagesplan.

1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
2. Länge schätzen
3. Pufferzeiten einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle

Definiere zunächst deine Aufgaben, die du am besten so wie es dir gerade einfällt auf einer To-do-Liste niederschreibst. Verschaffe dir nun einen Überblick, wie lange du in etwa für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe benötigen wirst. Plane hierfür niemals zu wenig Zeit ein, sondern lege die Dauer realistisch fest. Wenn es Fixtermine geben sollte, dann notiere dir auf jeden Fall Datum und Uhrzeit, damit nichts vergessen wird. Prüfe anschliessend, ob das Pensum, was du dir für den Tag vorgenommen hast, zu schaffen ist.

Die ALPEN-Methode sieht zudem vor, dass du Pufferzeiten einplanst, weil Ablenkungen, Verzögerungen und Unterbrechungen während des Arbeitstages kaum vermeidbar sind. Von daher bietet es sich an, ausreichend Zeit in Reserve zu haben, damit die Tagesplanung erfolgreich umgesetzt werden kann.

Triff nun Entscheidungen, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen, welche du eventuell an andere Mitarbeiter delegieren kannst, welche Arbeiten noch Zeit haben und welche vielleicht sogar überflüssig sind. Das heisst, setze Prioritäten.

Am Ende des Tages vergiss nicht, nachzukontrollieren, was erledigt wurde, um gut vorbereitet zu sein für den nächsten Tag. Frage dich, ob du dein Ziel erreicht hast. Prüfe, welche Aufgaben du nicht geschafft hast und warum du diese nicht erledigt hast. Und schau nach, ob der gegebene Zeitrahmen gut geplant war. All das dient dazu, dein Zeitmanagement zu verbessern.

Zeitflussanalyse – identifiziere Zeitfresser

Die Zeitflussanalyse hat zum Ziel, deine eigene Produktivität zu steigern. Hierfür musst du genau hinschauen, wer dir die Zeit raubt und somit dafür sorgt, dass die Aufgaben nicht in der gewünschten Zeit erledigt werden.

Die sogenannten Zeitdiebe sind eigentlich recht offensichtlich, aber nicht immer bemerkt man diese auf den ersten Blick. Eines der grössten Zeitfresser in der heutigen Gesellschaft und ungeschlagen auf Platz Nummer 1 ist das Smartphone, das sich über den Tag hinweg ständig bemerkbar macht und somit jedes Mal die Konzentration stört. Wenn du deinem Smartphone weniger Aufmerksamkeit schenkst, wirst du merken, dass dein Arbeitsverhalten wesentlich effektiver wird und du mehr Zeit zurückgewinnst.

Zeitdiebe sind aber auch:

• E-Mails
• Zeitaufwendige Anrufe
• Oder der unterhaltsame Kollege

Jeder weiss am besten, was ihm die Zeit raubt. Schau für mindestens eine Woche genauer hin und stelle fest, was exakt dir die Zeit raubt. Du kannst deine Ergebnisse auch gerne niederschreiben, um zu schauen, wo es bei dir hakt. Diese Methode an sich benötigt sehr geringen Aufwand, bringt aber wesentlich mehr Zeit, sofern die äusseren Faktoren abgestellt werden. Dies ist aber nicht immer beeinflussbar.

Die Pomodoro-Methode

Der Namensgeber der sogenannten Pomodoro-Technik ist eigentlich eine kleine Küchenuhr, die in jede Hosentasche passt. Es handelt sich hier um eine weitere sehr effektive Methode, mit der du deine Zeit ausgezeichnet managen kannst.

Der Kern der Sache liegt in der Arbeitsmethodik:

1. Formuliere alle Aufgaben zunächst schriftlich.
2. Nimm dir dann einen Wecker zur Hand und stelle diesen auf 25 Minuten ein. Setze dir unbedingt zum Ziel, dass du 25 Minuten ganz konzentriert arbeitest, bis der Wecker klingelt.
3. Vergiss nicht, anschliessend eine kurze Pause von fünf Minuten einzulegen bis du deine Arbeit dann wieder fortsetzt.
4. Gliedere deine Arbeitsweise in insgesamt vier Pomodoro-Einheiten und gönne dir dann eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Der Sinn dieser Methode liegt darin, die Konzentration aufrecht zu erhalten, indem du viele kleine Pausen in kurzen Abständen einbaust. Das steigert die Effektivität der Arbeit.

Mache also unbedingt nach 25 Minuten Arbeit eine Pause. Unterbreche notfalls die Aufgabe und setze sie nach einer kurzen Pause wieder fort. Du kannst entscheiden, was du in dieser Pause machst. Du kannst kurz raus vor die Tür gehen, etwas trinken oder eine Kleinigkeit essen. Vermeide es, dich in der Erholungszeit mit deinem Handy oder anderen Medien zu beschäftigen, damit du auch deinen Augen eine Pause gönnen kannst.

Du kannst auch selbst entscheiden, in welchen Intervallen du arbeitest. Die Arbeitszeit kann auch entsprechend länger sein als 25 Minuten, achte dann aber darauf, dass du auch eine längere Pause einplanst.

Wenn du noch wenig Erfahrung mit Zeitmanagement-Methoden hast, dann eignet sich die Pomodoro-Technik ganz hervorragend zum Einstieg, damit du dich auf diesem Gebiet persönlich weiterentwickeln kannst. Zudem ist sie einfach umzusetzen und dennoch sehr effektiv. Gerade kleinere Projekte lassen sich hiermit sehr gut managen.

60-60-30 Methode

Eine weitere interessante Methode ist die 60-60-30-Methode. Sie ähnelt der Pomodoro-Technik, weil diese Methode ebenfalls darauf abzielt, dass Arbeit und Entspannung sich abwechseln, um sowohl die Effektivität als auch die Konzentration auf dem höchsten Level zu halten.

Kurz zur Erklärung dieser Arbeitsweise: Arbeite in der ersten Phase konzentriert 55 Minuten am Stück und lege deinen Fokus auf das Wesentliche. Lege dann eine kurze Pause von fünf Minuten ein. Schau vorab genau hin, mit welcher Aufgabe du beginnen willst. Welche Aufgabe für dich die Wichtigste für diesen Tag ist, kannst du beispielsweise mit der Eisenhower oder ABC-Methode festlegen. Sorge dafür, dass dein Umfeld dich nicht von dieser Arbeit ablenkt. Weder deine Kollegen noch deine Familie noch dein Smartphone sollten dich in dieser Phase stören, damit du dein gesetztes Ziel schnellstmöglich erreichen kannst.

Du hast bei dieser Methode mehre Blöcke, auf die du dich festlegen kannst. 60-60-30 heisst kurz gesagt, dass du zunächst 55 Minuten arbeitest, dann fünf Minuten Pause machst. Setze dann für 60 Minuten deine Aufgabe fort und lege nach dem zweiten Block eine Erholungszeit von 30 Minuten ein. In dieser Pause kannst du schauen, was du machen kannst, um deinen Körper wieder herunterzufahren. Essen, meditieren, ein wenig Sport treiben oder vielleicht ein kleiner Spaziergang kann dir helfen, dich wieder auf das maximale Konzentrationslevel zu bringen.

Einfache Tipps, um besseres Zeitmanagement zu lernen

Nachdem du nun die zahlreichen Methoden zum Zeitmanagement kennengelernt hast, möchte ich dir gerne noch ein paar grundlegende Tipps an die Hand geben.

1. Leg dir fest, bis wann du welche Aufgabe erledigen möchtest

Du kennst bestimmt auch diese Tage, in denen du einfach nicht so richtig in die Gänge kommst. Die Uhr tickt, es wird immer später, aber es geht einfach nicht voran.

Setz dir dein persönliches Zeitziel. Frag dich, bis wann an diesem Tag du deine Aufgabe erledigt haben möchtest. Klingt zunächst sehr stressig, ist es aber in der Tat nicht! Ein Limit legt fest, dass du deine Aufgabe innerhalb eines gewissen Zeitraums abarbeiten musst. Somit gehst du dann auch mit Tatendrang an die Sache ran.

2. Plan Pausen ein

Egal, für welche der vielen Methoden du dich entscheidest, wichtig ist, dass du ausreichend Pausen einplanst. Bei manchen Methoden sind die Pausen mit vorgegeben und das aus einem guten Grund:

Wer nur arbeitet und sich keine Luft zum Durchatmen lässt, ist auf lange Sicht nicht effektiv.

Du wirst schnell merken, dass Durchpowern nichts bringt, ausser sehr viel Müdigkeit und einen hohen Stresslevel. Erholungszeit hingegen schafft es, deinen Körper wieder „hochzufahren“ und deine Konzentration zu steigern. Aber letztlich kennst du deinen Körper am besten und weisst, wann du eine kurze Auszeit brauchst. Denn um wirklich gut arbeiten zu können, braucht es ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Erholung.

3. Wer schreibt, der bleibt!

Damit du wichtige Dinge nicht vergisst, empfiehlt es sich grundsätzlich die Dinge aufzuschreiben. Führ einen Kalender, entwirf einen Zeitplan, leg eine To-do-Liste an oder mach von anderen Hilfsmitteln Gebrauch, die dir als Gedächtnisstütze helfen. Gerade bei einer To-do-Liste macht es richtig viel Spass, wenn du einen Punkt nach dem anderen durchstreichen kannst, weil er erledigt ist.

Ich persönlich nutze inzwischen für die Struktur meiner Notizen OneNote von Microsoft. Alternativ setzen Kunden von mir auch Evernote ein. Natürlich kannst du auch Notizen von Hand niederschreiben, aber meine Erfahrung zeigt, dass gerade wenn es um sehr viele und unterschiedliche Themen geht, dies auch schnell unübersichtlich wird.

4. Zeitmanagement in den eigenen vier Wänden

Wenn du im Büro zwar super strukturiert bist, zu Hause aber schnell aus dem Gleichgewicht kommst, dann organisier am besten auch den privaten Alltag. Ein gutes Zeitmanagement empfiehlt sich nämlich auch für die privaten Erledigungen. Ein wenig mehr Struktur im Alltag kann auch im Beruf Wunder bewirken. Schau auch hier, welche Aufgaben dir wichtig und dringend sind. Welche Aufgaben musst du selbst erledigen, welche kannst du delegieren?

Siehst du auch davon ab zu Hause, schwierige und wichtige Aufgaben ganz nach hinten zu schieben, weil auch daheim gilt die 72-Stunden-Regel. Lege dein persönliches Ziel fest, mache Pausen und schauen dir am Ende des Tages an, ob dein Plan aufgegangen ist.

Was hilft dir beim Zeitmanagement? Bitte hinterlasse einen Kommentar – Danke!

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Grigor Nussbaumer

Seit 2002 Geschäftsführer bei Mental Power Int. GmbH

Hallo, ich bin Grigor Nussbaumer, dein Wegbereiter zu unternehmerischer Exzellenz.

Mein Ziel ist es, Selbstständige und UnternehmerInnen mit bewährten Strategien und individueller Beratung zu befähigen, nachhaltige, gewinnbringende Unternehmen zu gestalten.

Ich bin Autor, Coach, Seminarleiter, sowie Gründer und Institutsleiter der Mental Power Int. GmbH mit Sitz in der Schweiz.

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